Jak przygotować firmę na KSeF? Sprawdź, zanim będzie za późno
Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla dużych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Sprawdź, jak przygotować na niego swoją firmę!
Czym jest KSeF?
KSeF to centralna platforma prowadzona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych (XML). System ma ułatwić prowadzenie księgowości, przyspieszyć rozliczenia z kontrahentami i usprawnić kontrolę podatkową, ale jednocześnie niesie ze sobą nowe obowiązki technologiczne i proceduralne, których brak realizacji może skutkować sankcjami. KSeF dla większości przedsiębiorców stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku.
Co prawda tylko duzi podatnicy będą musieli wysyłać do niego faktury, ale pozostali będą mogli je odbierać wyłącznie przez system. W praktyce nawet drobny przedsiębiorca, który otrzymuje fakturę np. od dostawcy energii, będzie korzystał z KSeF już od lutego, choć dokumenty będzie wystawiał w nim dopiero od kwietnia 2026 roku. Oznacza to, że wszyscy muszą być – przynajmniej w pewnym zakresie – gotowi już na luty.
Podstawowe wyzwania związane ze wdrożeniem KSeF
Przedsiębiorcy muszą przygotować się do tego, aby prawidłowo wystawiać, wysyłać i odbierać faktury. W pierwszej kolejności powinni sprawdzić, czy korzystają z oprogramowania, które będzie kompatybilne z KSeF. System wymaga korzystania z ustrukturyzowanego formatu faktur (XML) oraz bezpośredniej komunikacji przez API. Warto już teraz przetestować swój program do wystawiania faktur w środowisku testowym lub demo udostępnionym przez Ministerstwo Finansów.
Kolejnym wyzwaniem jest dostosowanie firmy do nowego sposobu zarówno wystawiania, jak i odbierania dokumentów. KSeF to nie tylko narzędzie technologiczne - to również zmiana organizacyjna. Firmy muszą przygotować swoje zespoły oraz wewnętrzne procedury pracy. Najważniejsze wydaje się dziś wyznaczenie osób odpowiedzialnych za dostęp do KSeF i nadawanie uprawnień. Trzeba również określić, kto będzie obsługiwał system, gdy ten wejdzie w życie. Niezbędne są szkolenia dla księgowych i osób odpowiedzialnych za fakturowanie, aby obsługa nowego systemu była płynna.
Czytaj więcej w Bizblogu o KSeF
Ministerstwo Finansów oferuje darmowe kursy i poradniki, jednak więcej kluczowych informacji udostępniają doradcy podatkowi. Wraz z KSeF zmienia się w pewnych aspektach ustawa o podatku od towarów i usług, co każdy księgowy powinien mieć na uwadze.
Zanim fakturowanie w KSeF stanie się obowiązkowe, przedsiębiorcy mogą przetestować działanie systemu. Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe i demo, które pozwala przedsiębiorcom zapoznać się z funkcjonowaniem KSeF bez konsekwencji prawnych. Korzystanie z tych narzędzi jeszcze przed wejściem obowiązku jest bardzo wartościowe, ponieważ pozwala od razu wychwycić błędy integracji lub procedur.
KSeF – jak uniknąć sankcji?
Wdrożenie KSeF to szereg wyzwań dla każdego przedsiębiorcy. Nic więc dziwnego, że większość już teraz zastanawia się, jak uniknąć ewentualnych sankcji. Na szczęście dopiero od 2027 r. organy podatkowe będą mogły nakładać kary za nieprzestrzeganie obowiązku KSeF. Rok 2026 jest okresem przejściowym, w którym przedsiębiorcy mają nauczyć się, jak prawidłowo korzystać z programu. Nie jest to jednak czas na niedociągnięcia czy odwlekanie wdrożenia procedur. Ważne, aby obyć się z nimi przez rok, wychwycić ewentualne błędy i poprawić je, zanim do drzwi zapuka skarbówka. Warto – jeśli zajdzie taka konieczność – rozważyć zmianę programu do wystawiana faktur, pomoc informatyka lub doradcy podatkowego.
