e-Doręczenia. Nie masz adresu, zapłacisz karę

Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadza elektroniczną wymianę dokumentów między organami administracji publicznej a przedsiębiorcami i profesjonalnymi pełnomocnikami. Dzięki temu ich obieg ma być sprawniejszy. Do wystosowywania e-Doręczeń zobowiązane będą m.in. następujące podmioty:

Jak będą funkcjonować e-Doręczenia? Podstawowym obowiązkiem przedsiębiorców i profesjonalnych pełnomocników będzie założenie specjalnego adresu i wpisanie go do bazy adresów elektronicznych. Baza ta będzie dla administracji publicznej źródłem informacji, na jakie adresy wysyłać doręczenia.

Od 1 stycznia 2025 roku nowym obowiązkiem objęte są:

Obecnie muszą więc wywiązać się z niego osoby rozpoczynające prowadzenie działalności gospodarczej oraz profesjonalni pełnomocnicy.

Od 1 kwietnia e-Doręczenia będą dotyczyły podmiotów niepublicznych wpisanych do KRS przed 1 stycznia 2025 roku. Od 1 lipca 2025 roku obowiązek ten dotknie przedsiębiorców wpisanych do CEiDG do 31 grudnia 2024 roku, jeśli po 30 czerwca 2025 roku wprowadzą w rejestrze jakiekolwiek zmiany. Dla podmiotów publicznych zarejestrowanych w CEiDG do 31 grudnia 2024 roku e-Doręczenia staną się obowiązkowe dopiero od 1 października 2026 roku.

Więcej wiadomości na temat e-Doręczeń:

Adres do e-Doręczeń to nie jest klasyczny adres e-mail. Składa się on z kilku znaków:

Publicznym dostawcą usługi jest Poczta Polska S.A., jednak przedsiębiorcy mogą też skorzystać z oferty firm komercyjnych wpisanych do rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji.

Założenie adresu do doręczeń nie jest skomplikowane. Wystarczy wejść na portal rządowy dla przedsiębiorców, a następnie wpisać dane firmy, dla której zakładany jest e-adres. Na tym etapie można wybrać administratora skrzynki, a więc osobę, która w naszym imieniu będzie nią zarządzać. W kolejnych krokach postępujemy zgodnie z przesłaną na adres mailowy instrukcją.

Korzystając z usług Poczty Polskiej, nie trzeba wysyłać wniosku o wpis do Bazy Adresów Elektronicznych. Natomiast wybierając usługi komercyjne, trzeba złożyć odrębny wniosek.

Po założeniu adresu, trzeba go jeszcze aktywować poprzez Konto Przedsiębiorcy na portalu rządowym. W tym celu:

Przedsiębiorcy, którzy nie wywiązują się z nałożonych przez ustawodawcę obowiązków, najczęściej muszą liczyć się z karą finansową. Ta zasada nie obowiązuje jednak w przypadku braku adresu do e-Doręczeń. Ustawa nie przewiduje żadnych kar za jego nieposiadanie, ale w ten sposób przedsiębiorca naraża się na inne konsekwencje. Brak kontaktu z organami publicznymi może spowodować problemy z realizacją odrębnych obowiązków.

Realizacja obowiązku informacyjnego poprzez przekazywanie korespondencji papierowej obarczona jest licznymi problemami. Remedium na nie mają być e-Doręczenie, która ułatwią komunikację na linii przedsiębiorca-jednostki publiczne. Docelowo e-Doręczenia mają zastąpić dobrze znany nam ePUAP, dlatego, prędzej czy później, trzeba będzie bliżej zapoznać się z tym systemem.