Przed działami HR pojawia się więc nowe zadanie o znaczeniu strategicznym dla firmy, bo w czerwcu 2026 r. ma zacząć obowiązywać dyrektywa płacowa. Nowe przepisy obligują pracodawcy do sporządzania sprawozdań dotyczących luki płacowej w podziale na płeć. Częstotliwość raportowania będzie uzależniona od liczby zatrudnionych pracowników. Jednak jest jeszcze dodatkowy haczyk, bo składając sprawozdanie w 2027 r., trzeba będzie uwzględnić cały poprzedni rok. Oznacza to konieczność zbierania odpowiednich danych już od stycznia 2026.
Temat luki płacowej i związanej z nią sprawozdawczości pojawia się już nieraz w rozmowach z klientami. Marcin Mika, Director Growth & Client Success w ADP Polska twierdzi, że firmy stopniowo zapoznają się z założeniami nowych przepisów i jej interpretacjami. Kolejnym krokiem będzie przełożenie teorii na praktykę, czyli stworzenie planu – co i jak zliczać, by następnie zaraportować.
Zakładam, że po zakończeniu corocznych procesów końca roku (np. wystawienia PIT) zaobserwujemy znacznie bardziej konkretne zainteresowanie tym zagadnieniem - mówi Marcin Mika, Director Growth & Client Success w ADP Polska.
Firmy muszą przeprowadzić przegląd struktury stanowisk i wynagrodzeń
Według Marcina Mika już teraz firmy mogą zacząć robić przegląd w strukturze stanowisk i przypisanych do nich wynagrodzeń. To pokaże czytelnie sytuację wyjściową – jak to u nas jest z dokładnością zakresu obowiązków przypisanych do danego stanowiska i równością płac.
Ekspert zauważa też, że dla wielu firm, właśnie ten punkt działania będzie stanowił największe wyzwanie i zajmie najwięcej czasu. Jednocześnie jednak pozwoli zacząć tworzyć plan działania. Trudniejsza sytuacja pod tym względem może się ujawnić w firmach mniejszych czy rodzinnych, bo międzynarodowe korporacje wprowadzają podobne mechanizmy już od pewnego czasu.
Nie zdziwię się, jeśli pierwszą widoczną konsekwencją wprowadzenia transparentności wynagrodzeń będzie przewrót w strukturze stanowisk w wielu firmach. Przykładowo pracownik działu obsługi klienta czy pracownik call center to bardzo szerokie pojęcie, które w ramach tej samej organizacji może obejmować zarówno osobę, która nie musi mieć wysokich kwalifikacji i wykonuje dość proste zadania, jak i kogoś, kto realizuje zadania o wysokim stopniu złożoności - tłumaczy Marcin Mika z ADP Polska.
Ekspert zastanawia się też, jak je porównywać, jak uzasadnić rozbieżność płac tych osób.
W jego ocenie może się okazać, że konieczne będzie wprowadzenie nowych stanowisk, rozbicie już istniejących na kolejne, wprowadzenie nowych nazw, które lepiej będą odzwierciedlać przypisany do nich zakres zadań, który również będzie musiał być sprecyzowany i opisany.
Porównywanie wtedy płac pracowników wejdzie na zupełnie nowy poziom. Może wręcz się okazać, że powstanie nowy zawód, przejściowo lub na stałe. Będzie to ktoś w rodzaju audytora struktury stanowisk firmy, kto będzie panował nad tymi kwestiami - komentuje Marcin Mika.
Więcej wiadomości na temat luki płacowej można przeczytać poniżej:
Wielu pracodawców będzie kombinować, aby uniknąć dodatkowych kosztów
Z informacji eksperta wynika, że rozpoczęcie takiego audytu odpowiednio wcześnie ma też wymiar finansowy.
Jeśli okaże się, że nasza struktura jest niejasna, a powiązana z nią rozbieżność płac duża i nieuzasadniona, na uporządkowanie sytuacji płacowej trzeba będzie zabezpieczyć odpowiedni budżet, by uniknąć konsekwencji przewidzianych w dyrektywie. Jeśli zabierzemy się za to zbyt późno, koszty mogą nas zaskoczyć - wspomina Marcin Mika.
I dodaje, że w niektórych przypadkach pracodawcy mogą wpaść na pomysł zmiany zasad wynagradzania, np. podzielenia go na podstawę i premię za zrealizowanie konkretnych działań lub celów, również na tych stanowiskach, gdzie zwyczajowo nie ma takiego podziału. Stworzenie takiego regulaminu nie jest jednak łatwe – musi on być zarazem czytelny, skuteczny i akceptowany przez pracowników, zgodny z przepisami, bez znamion dyskryminowania itd.
Jeśli cele są zbyt łatwe do osiągnięcia, pracodawcy nic to nie daje. Jeśli są zbyt ambitne lub droga do ich osiągnięcia niejasna – wywoła to niezadowolenie pracownika, który odejdzie tam, gdzie dostanie satysfakcjonujące go zarobki bez starania się o premię - ocenia ekspert.
Już oczywiście pojawiają się pytania ze strony klientów, czy dostawca usług kadrowo-płacowych zapewni odpowiednie rozwiązania technologiczne, które ułatwią sprawozdawczość.
Wprowadzenie odpowiednich rozwiązań na poziomie oprogramowania kadrowo-płacowego, które ułatwią zliczanie niezbędnych danych, generowanie raportów, to oczywista sprawa - podsumowuje Marcin Mika.
I na koniec podkreśla, że nie ma jeszcze przepisów krajowych służących wdrożeniu dyrektywy, ani nawet projektu, który pokaże, w jakim kierunku należy pójść. Bez tego trudno planować zmiany i prowadzić prace programistyczne, bo przepisy krajowe mogą określić np. konkretny wymagany sposób raportowania.