Tak wygląda zwrot VAT w KSeF-ie. 10 faktów, które musisz wiedzieć o nowym systemie
Od 1 lipca 2024 r. wszystkie firmy będące czynnym podatnikiem VAT zostaną objęte KSeF, czyli Krajowym Systemem e-Faktur. Wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorstw. Niestety, ten kto będzie chciał się migać, czeka niemiła niespodzianka, bo niewywiązanie się z tego wymogu od 2025 r. będzie słono kosztować.
KSeF jest gotowy do obsługi nawet 100 milionów faktur dziennie - twierdzi Ministerstwo Finansów. Wiele firm jednak wciąż nie zdaje sobie sprawy z tego, jak dużym i czasochłonnym wyzwaniem może być dla nich wdrożenie nowego systemu. Proces będzie wymagał modyfikacji sposobu obiegu dokumentów, metod przesyłania formularzy między firmą a klientami, a także integracji innych systemów informatycznych i księgowych z KSeF.
Przedsiębiorcy i księgowi pełni obaw
Wejście w życie KSeF ma całkowicie wyeliminować analogowe prowadzenie działalności. Ten sposób wystawiania dokumentów ma przede wszystkim motywować firmy do zaawansowanej cyfryzacji dokumentów. Ale czy tylko o to chodzi? Nie oszukujmy się, KSeF ma również wprowadzić większą kontrolę skarbową i wyeliminować szarą strefę. Eksperci zaś twierdzą, że digitalizacja ma również wpłynąć na zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu przy zarządzaniu dokumentacją, bo pozwala na dokładniejszą komunikację wewnątrz przedsiębiorstwa oraz kontrolę procesów.
Więcej wiadomości na temat Krajowego Systemu e-Faktur
Choć jest jeszcze trochę czasu, to eksperci zalecają, aby przygotowania do jego wdrożenia zacząć jak najszybciej i zapoznać się z dobrowolną wersją systemu udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Uspokajają również w kwestii ewentualnych awarii oraz zgodności KSeF z systemami księgowymi. Zwłaszcza że Ministerstwo udostępniło dla przedsiębiorców na platformie ePUAP szereg szkoleń i materiałów do zapoznania się z KSeF.
Fakty o KSeF, które trzeba znać
Eksperci z firmy inFakt przedstawiają 10 najważniejszych faktów, które każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć o KSeF-ie:
- Faktury będą wystawiane elektronicznie za pośrednictwem systemu, co wyeliminuje papierową obsługę dokumentów.
- Poprzez KSeF nie będzie możliwości przesyłania załączników do faktur. Będzie je można wysłać np. mailem.
- Wszystkie faktury będą wystawiane w formacie XML, co zminimalizuje ryzyko wystąpienia problemów technicznych związanych z obsługą różnego rodzaju plików.
- Data wystawienia faktury będzie ustalana, jako data przesłania jej do KSeF, a dokument zostanie uznany za odebrany w momencie nadania mu numeru w systemie.
- Unikalny numer KSeF faktury będzie składał się z aż 32 znaków i będzie również widoczny w Jednolitym Pliku Kontrolnym (JPK). KSeF ma zlikwidować konieczność przesyłania plików JPK_FA do urzędów skarbowych.
- Faktura korygująca będzie musiała zawierać numer KSeF faktury, którą koryguje. Obecnie korekty faktur wymagają uzgodnienia z kontrahentem. Po wprowadzeniu KSeF nie będzie trzeba już dopełniać żadnych formalności, żeby wystawić i uwzględnić korektę w rejestrach VAT.
- Fakturę będzie mógł wystawić tylko pracownik lub osoba upoważniona przez przedsiębiorcę.
- Faktury będą archiwizowane w systemie KSeF przez okres 10 lat.
- Dzięki dobrowolnemu KSeF już teraz można otrzymać zwrot VAT aż o 20 dni szybciej. Przedsiębiorcy korzystający z e-faktur czekają 40 dni, by odzyskać VAT, zamiast 60 dni.
- KSeF to też ogromne narzędzie dla organów podatkowych. Fiskus będzie mógł stale monitorować faktury i przeprowadzą zautomatyzowane kontrole w celu wykrycia wszelkich nieprawidłowości w sposobie ich wystawienia i zawartych w niej informacjach.
Warto już teraz rozpocząć proces przygotowywania firmy do wdrożenia KSeF, aby uniknąć potencjalnych problemów w lipcu 2024 r. i zapewnić zarówno księgowym, jak i klientom bezproblemowe przejście na elektroniczną obsługę faktur – zachęca Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy w firmie inFakt.
