Spółka zmieniła nazwę, ale na fakturze jest stara. Bała się reakcji skarbówki
Skarbówka potwierdziła, że faktury z błędami formalnymi, na przykład starą nazwą firmy, mogą być kosztem podatkowym i dawać prawo do odliczenia VAT-u. Liczy się tylko to, czy transakcja była rzeczywista.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację, która może uspokoić wielu przedsiębiorców zmagających się z błędami na fakturach po zmianie danych firmy. Sprawa dotyczyła spółki akcyjnej, która zmieniła nazwę po wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego. Pozostałe dane identyfikacyjne, w tym numer NIP, REGON oraz adres siedziby, pozostały jednak bez zmian.
Konsekwencje zmiany nazwy
We wniosku o interpretację spółka wskazała, że zapewne przez jakiś czas część kontrahentów będzie wystawiać faktury z nieaktualną nazwą albo drobnymi pomyłkami dotyczącymi adresu czy formy prawnej. Wyjaśniła, że wynikać to może z opóźnień w aktualizacji danych lub działania zautomatyzowanych systemów. Firma chciała upewnić się, czy takie dokumenty nadal pozwolą jej rozliczyć wydatki w kosztach podatkowych.
Firma uważała, że sama zmiana nazwy nie oznacza powstania nowego podmiotu. W jej ocenie faktury zawierające starą nazwę, ale prawidłowy numer NIP powinny nadal dokumentować zakupy dokonane przez tę samą spółkę. Przekonywała, że błędy formalne nie wpływają na rzeczywisty przebieg transakcji, jeśli zakup faktycznie miał miejsce i służy działalności gospodarczej.
Skarbówka całkowicie zgodziła się z tym podejściem spółki. Wskazała, że zmiana nazwy spółki nie zmienia jej tożsamości prawnej ani podatkowej i w dalszym ciągu jest to ten sam podatnik, identyfikowany przede wszystkim przez niezmienny numer NIP. Oznacza to, że błędna lub nieaktualna nazwa na fakturze nie przekreśla możliwości ustalenia, kto był rzeczywistym nabywcą. A to tu jest kluczowe.
Czytaj więcej o podatkach:
KIS podkreślił znaczenie rzeczywistej treści gospodarczej dokumentu. Zdaniem skarbówki nieaktualna nazwa firmy, pomyłka w adresie czy błędnie wskazana forma prawna to tylko uchybienia techniczne. Takie wady mają charakter formalny i nie powinny odbierać podatnikowi praw wynikających z przepisów, jeśli faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze.
A co z VAT-em?
To wszystko nie oznacza jednak, że każda faktura z błędem pozwala na rozliczenie kosztu. KIS przypomniał, że muszą zostać spełnione ogólne warunki przewidziane w ustawie o CIT. Wydatek musi być rzeczywiście poniesiony przez podatnika, nie może zostać mu zwrócony, a zakup musi pozostawać w związku z prowadzoną działalnością i służyć osiąganiu, zachowaniu lub zabezpieczeniu przychodów.
Dyrektor KIS odniósł się też do przepisów o rachunkowości. Zaznaczył, że dowody księgowe powinny być rzetelne i wolne od błędów, jednak sama wadliwość formalna dokumentu nie oznacza jeszcze, że dostawa towaru lub wykonanie usługi nie nastąpiły. Jeżeli transakcja była rzeczywista, faktura nadal może pełnić swoją funkcję dowodową na potrzeby rozliczeń podatkowych.
Skarbówka wcześniej wydała podobne stanowisko dotyczące VAT-u. Skarbówka uznała wtedy, że błędy mniejszej wagi przy prawidłowym numerze NIP nie pozbawiają spółki prawa do odliczenia podatku. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy powinni starać się uzyskiwać faktury korygujące, ale jeśli jest to niemożliwe, faktury ze starą nazwą i poprawnym NIP-em mogą zostać wykorzystane zarówno w rozliczeniach CIT, jak i VAT.
