Przychodzi ZUS do firmy. I to już koniec żartów
Inspektor przychodzi dziś do firmy ustalić wysokość kary. Kontrola ZUS odbywa się wcześniej – w systemach, algorytmach i modelach ryzyka. Wejście do firmy to właściwie ostatni krok, mający potwierdzić ustalenia, które ZUS już posiada.
Najnowszy raport Grant Thornton pokazuje skalę tej zmiany wyjątkowo wyraźnie. Aż 93 procent kontroli kończy się wykryciem nieprawidłowości. Inspektor nie pojawia się tam, gdzie „może coś znajdzie”. Przychodzi tam, gdzie już coś znalazł.
W działaniach ZUS nie ma przypadku. Kontrole są dziś znacznie bardziej ukierunkowane i poprzedzone szczegółową analizą ryzyka – zauważa Anna Szczepska z Departamentu Outsourcingu Grant Thornton.
W praktyce oznacza to, że wynik kontroli jest często przesądzony zanim przedsiębiorca zdąży podać kontrolerowi pierwszy segregator.
Najmocniej obrywają najmniejsi
Z raportu jednoznacznie wynika, że najbardziej narażone na kontrolę są małe firmy. To tam ZUS widzi największe ryzyko błędów i nieprawidłowości. I to tam najłatwiej o braki w formalnościach, które inspektorzy mogą natychmiast wychwycić.
Czytaj więcej w Bizblogu o kontrolach ZUS
Gdy przedsiębiorca liczy, że ewentualny spór da się wygrać w sądzie, raport studzi te nadzieje wyjątkowo skutecznie. Zdecydowana większość odwołań kończy się utrzymaniem decyzji ZUS.
Mniej niż połowa decyzji ZUS jest zaskarżana, a spośród tych, które trafiają do sądu, zdecydowana większość zostaje utrzymana w mocy – wskazuje Łukasz Boszko z Departamentu Doradztwa GT.
Z tabeli przedstawionej w raporcie można łatwo wyliczyć, że w 2024 r. przedsiębiorcy przegrali ok. 87 proc. sporów z ZUS. Powtórzmy, blisko dziewięć na dziesięć odwołań wniesionych przez przedsiębiorców kończy się w sądzie porażką.
To pokazuje, że realna gra toczy się nie o wygraną, a o ograniczenie strat.
Najbardziej alarmującą częścią raportu jest skala odsetek od zaległych składek. Ich łączna kwota w 2024 roku przekroczyła 26 miliardów złotych (!). To rezultat kontroli obejmujących kilka poprzednich lat oraz wysokich stóp procentowych. Nawet jedno przeoczenie w dokumentacji potrafi więc urosnąć do poziomu, który realnie zagraża stabilności firmy.
ZUS widzi więcej, niż ktokolwiek przypuszcza
Chyba najciekawszy fragment raportu dotyczy narzędzi, którymi posługuje się obecnie ZUS. To już nie jest urząd opierający się na deklaracjach i papierowych dokumentach. To instytucja, która analizuje dane z różnych źródeł: z rejestrów publicznych, systemów bankowych czy wpisów na Facebooku i LinkedInie.
ZUS coraz częściej wykorzystuje dane z wielu źródeł – w tym z portali z ofertami pracy czy mediów społecznościowych – by typować podmioty do weryfikacji – czytamy w raporcie.
To oznacza, że kontrola nie jest początkiem poszukiwań. Jest ich finałem.
Wniosek? Lepiej działać wcześniej niż gasić pożar
Grant Thornton nie pozostawia wątpliwości: w dzisiejszej rzeczywistości kontrola ZUS to realne ryzyko, które trzeba wkalkulować w działalność. Firmy muszą regularnie przeglądać dokumenty kadrowe, umowy, zasady przyznawania benefitów i powiązania biznesowe.
Jeśli ZUS jako pierwszy wykryje błąd, pole manewru staje się wyjątkowo wąskie.
