Zakup klimatyzacji na firmę. Fiskus może zapytać o jedną rzecz
Upał w biurze potrafi zabić produktywność szybciej niż kiepska kawa. Dobra wiadomość jest taka, że przedsiębiorca może rozliczyć klimatyzację w kosztach firmy. Gorsza: nie wystarczy faktura i tłumaczenie, że latem jest gorąco.
Najważniejsze jest uzasadnienie. Klimatyzator powinien służyć działalności gospodarczej, a nie poprawiać prywatny komfort właściciela firmy. To bardzo ważne dla osób, które prowadzą biznes we własnym mieszkaniu.
Przedsiębiorca powinien umieć wykazać, że urządzenie służy działalności: pracy w biurze, obsłudze klientów, przechowywaniu towaru, ochronie sprzętu albo utrzymaniu warunków niezbędnych do świadczenia usług. Obowiązek wykazania tego związku spoczywa na przedsiębiorcy – wyjaśnia Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.
Klimatyzacja w kosztach firmy. Sama faktura nie wystarczy
Zasada jest prosta: wydatek może być kosztem, jeżeli ma związek z przychodem albo zabezpieczeniem jego źródła. W praktyce przedsiębiorca powinien umieć odpowiedzieć na pytanie, po co firmie klimatyzacja.
W salonie kosmetycznym, gabinecie, sklepie, biurze rachunkowym czy małym magazynie takie uzasadnienie zwykle będzie łatwiejsze. Chodzi o komfort klientów, warunki pracy, ochronę sprzętu, dokumentów albo towarów. Większe ryzyko pojawia się wtedy, gdy firma działa w mieszkaniu, a klimatyzator chłodzi pomieszczenie używane również prywatnie.
Więcej o ulgach podatkowych:
Znaczenie ma też wartość wydatku. Jeżeli klimatyzacja razem z zakupem i montażem kosztuje do 10 tys. zł, przedsiębiorca może co do zasady ująć taki wydatek bezpośrednio w kosztach. Jeżeli kwota jest wyższa, w grę wchodzi amortyzacja, ulepszenie środka trwałego albo inwestycja w obcym środku trwałym.
I tu łatwo o pomyłkę. Do wartości klimatyzacji nie liczy się wyłącznie ceny samego urządzenia. Trzeba doliczyć także wydatki związane z zakupem i montażem poniesione do momentu przekazania sprzętu do używania.
Przenośny, ścienny czy wbudowany. To robi różnicę
Najprościej rozliczyć klimatyzator przenośny albo urządzenie zamontowane na ścianie, które można zdemontować bez uszkodzenia budynku i samego sprzętu. Wtedy klimatyzator może być potraktowany jako odrębny składnik majątku firmy.
Inaczej jest przy instalacji trwale związanej z budynkiem. Jeżeli lokal należy do przedsiębiorcy, wydatek może zwiększać wartość środka trwałego jako jego ulepszenie. Jeżeli firma działa w wynajmowanym lokalu, mówimy o inwestycji w obcym środku trwałym. W takim przypadku potrzebna może być także zgoda właściciela, zwłaszcza gdy montaż oznacza ingerencję w budynek.
Dla klimatyzatorów będących środkami trwałymi podstawowa stawka amortyzacji wynosi 10 proc. Dostępne są m.in. amortyzacja liniowa, degresywna, jednorazowa oraz sezonowa, zależnie od spełnienia warunków przewidzianych w przepisach – wskazuje Joanna Łuksza.
W aktualnej klasyfikacji środków trwałych urządzenia klimatyzacyjne są oznaczone jako KŚT 652. To ważny detal dla księgowych i przedsiębiorców, bo w obiegu nadal można spotkać starsze albo mylące oznaczenia.
Firma w mieszkaniu? Tu trzeba uważać najbardziej
Najwięcej wątpliwości budzi klimatyzacja kupowana przez przedsiębiorcę, który prowadzi działalność w mieszkaniu. Taki wydatek nie jest z góry wykluczony, ale wymaga lepszego udokumentowania.
Stwierdzenie, że klimatyzator poprawia komfort pracy, może być za słabe.
Prowadząc firmę w mieszkaniu, nie warto opierać rozliczenia na ogólnym stwierdzeniu, że klimatyzacja poprawia komfort. Bezpieczniejsze jest konkretne uzasadnienie: jakie pomieszczenie jest wykorzystywane w działalności, jakie czynności są tam wykonywane i dlaczego temperatura ma znaczenie dla pracy, klientów, sprzętu lub towarów – komentuje ekspertka IFIRMA.
Dochodzi jeszcze jeden problem. Po zmianach wprowadzonych przez Polski Ład budynki i lokale mieszkalne nie podlegają amortyzacji. To może komplikować rozliczenie większych nakładów trwale związanych z mieszkaniem.
Dlatego przed zakupem warto odpowiedzieć sobie na trzy pytania: czy klimatyzacja rzeczywiście służy firmie, czy da się to wykazać i czy wydatek powinien trafić bezpośrednio w koszty, do ewidencji środków trwałych, czy może zostać rozliczony jako inwestycja w cudzym lokalu.
Upał może być dobrym powodem do zakupu klimatyzacji. Ale dla fiskusa nie wystarczy, że przedsiębiorcy jest gorąco. Trzeba jeszcze pokazać, że bez chłodzenia cierpi biznes.
Szef redakcji Bizblog.pl. W mediach od 30 lat. Pisze o małym biznesie, podatkach i finansach osobistych. Do Spidersweb.pl przeszedł z Wirtualnej Polski, gdzie najpierw był szefem wydawców Money.pl, a potem zastępcą redaktora naczelnego. Pierwszą posadę w mediach dostał w „Gazecie Wyborczej”, pracował w „Pulsie Biznesu”, „Życiu”, miesięczniku „Pieniądz”, „Businessman Magazine”, Miesięczniku Finansowym „BANK”. W tym ostatnim był redaktorem prowadzącym kilku edycji prestiżowych raportów „Największe banki w Polsce“ oraz „IT@BANK”.