Od listopada rewolucja w biznesie. Kilka kliknięć i wpadasz w podatkową pułapkę
W 2024 r. co trzeci Polak zakładający własną firmę wybierał papierowy formularz i wizytę w urzędzie. Już za kilka dni taka możliwość zniknie. Teraz rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej będzie odbywać się wyłącznie przez internet. Warto pamiętać, że wybory, których dokonamy przy komputerze, przesądzą też o podatkach i składkach, które trzeba będzie płacić w kolejnych miesiącach.
Założenie firmy przez internet nie jest żadną wielką nowością. Taką możliwość mamy od lat. Mimo to z danych Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) wynika, że jeszcze w 2024 r. 66 proc. działalności gospodarczych zakładano elektronicznie.
Rocznie składano około 289 tys. wniosków o rejestrację działalności, co oznacza, że blisko 100 tys. osób korzystało z opcji offline. Dla porównania w 2014 r. przez internet rejestrowano zaledwie 4 proc. nowych firm.
Od 1 listopada zgodnie z ustawą z 13 marca 2026 r. nowelizującą przepisy o CEIDG wnioski o rozpoczęcie jednoosobowej działalności gospodarczej można składać wyłącznie elektronicznie.
Koniec papierowych wniosków o założenie firmy. Co się zmieni?
Rejestracja będzie możliwa za pośrednictwem serwisu biznes.gov.pl, aplikacji mObywatel lub zewnętrznych usług umożliwiających założenie działalności, takich jak inFakt. Do podpisania wniosku potrzebny będzie profil zaufany, podpis osobisty z e-dowodu albo kwalifikowany podpis elektroniczny.
Zmiany będą wprowadzane etapami. Od 1 listopada 2026 r. obowiązek elektronicznego składania dokumentów obejmie rejestrację nowych działalności. Od 1 listopada 2028 r. przez internet trzeba będzie również składać wnioski o zmianę wpisu, zawieszenie, wznowienie oraz wykreślenie firmy z CEIDG. W 2024 r. aż 57 proc. wniosków o zakończenie działalności gospodarczej składano na papierze.
Przewidziano jednak wyjątek. Osoby niepełnoletnie zakładające działalność będą mogły składać papierowe wnioski w urzędach gmin do 31 października 2028 r.
Założenie firmy w 15 minut. Błąd może kosztować znacznie więcej
Sama rejestracja działalności przez internet nie musi być skomplikowana. Piotr Juszczyk przekonuje, że przy odpowiednio przygotowanym formularzu cały proces może zająć około kwadransa.
Sam formularz nie jest trudny, a elektronizacja to dobry kierunek – ocenia Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFaktu.
W inFakcie rejestrujemy działalności online od lat. Przyszły przedsiębiorca odpowiada na kilka pytań w prostym formularzu, cały proces zajmuje ok. 15 minut, a gotowy wniosek podpisuje profilem zaufanym. Usługa jest bezpłatna – zaznacza Juszczyk.
Podkreśla jednak, że system CEIDG weryfikuje poprawność formalną wniosku, ale nie sprawdza, czy wybrane rozwiązania podatkowe są rzeczywiście korzystne dla konkretnego przedsiębiorcy.
Rejestracja działalności to nie tylko formalność. W trakcie wypełniania dokumentów zapadają decyzje dotyczące podatków i składek, które mogą mieć finansowe konsekwencje przez wiele kolejnych miesięcy. Dlatego rejestracji online nie traktowałbym jak tylko przejście formularza. To pierwsze decyzje biznesowe, a część z nich trudno potem odkręcić – zaznacza ekspert.
Chodzi przede wszystkim o trzy kwestie, które mogą zdecydować o kosztach prowadzenia firmy już od pierwszych miesięcy:
- Forma opodatkowania. Przedsiębiorca może wybrać skalę podatkową, podatek liniowy albo ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, o ile spełnia warunki. Wybór powinien zależeć między innymi od przewidywanych przychodów, kosztów i sytuacji rodzinnej.
- Składki ZUS. Nowa firma może korzystać z ulgi na start, a następnie preferencyjnych składek społecznych, ale nie każdy przedsiębiorca spełnia warunki.
- Podatek VAT. Zwolnienie podmiotowe ma określony limit sprzedaży, który przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku jest odpowiednio niższy.
Juszczyk przypomina, że formę opodatkowania można wskazać już podczas rejestracji firmy. Jeśli przedsiębiorca tego nie zrobi, na wybór ma zasadniczo czas do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnął pierwszy przychód. Przegapienie terminu oznacza jednak, że będzie musiał rozliczać się według skali podatkowej do końca roku.
Nowa firma i ZUS. Nie każdy dostanie ulgę na start
Kolejną pułapką jest nieprawidłowe ustalenie prawa do preferencji składkowych. Nowy przedsiębiorca może przez pierwszych sześć pełnych miesięcy korzystać z ulgi na start, czyli nie płacić składek na ubezpieczenie społeczne. (Nadal musi jednak opłacać składkę zdrowotną). Następnie przez 24 miesiące może korzystać z obniżki na ZUS.
Więcej wpisów o zakładaniu firmy
Piotr Juszczyk przypomina, że ulga na start nie przysługuje między innymi osobom, które prowadziły działalność w ciągu ostatnich 60 miesięcy, ani tym, które zamierzają wykonywać na rzecz byłego pracodawcy czynności odpowiadające pracy wykonywanej na etacie w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym. Dlatego przed wysłaniem wniosku warto sprawdzić warunki preferencji, zamiast zakładać, że samo otwarcie nowej firmy oznacza prawo do niższych składek.
Zakładasz firmę w listopadzie? Uważaj na limit VAT
Kolejna ważna kwestia: zwolnienie z VAT. W 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego wynosi 240 tys. zł rocznie. Nie oznacza to jednak, że każdy, kto otworzy firmę w listopadzie czy grudniu, będzie mógł sprzedać towary lub usługi za taką kwotę bez rejestracji jako czynny podatnik VAT. Limit jest bowiem proporcjonalny do okresu prowadzenia działalności w danym roku.
Piotr Juszczyk podaje przykład: jeśli przedsiębiorca rozpocznie sprzedaż 2 listopada 2026 r., do końca roku pozostanie 60 dni, więc w takim przypadku limit zwolnienia wyniesie około 39,5 tys. zł. Przy rozpoczęciu działalności 1 grudnia będzie to już tylko około 20,4 tys. zł.
Przekroczenie limitu oznacza utratę zwolnienia począwszy od transakcji, którą przekroczono próg. Przedsiębiorca musi wówczas rozliczać VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Uwaga, nie wszystkie rodzaje działalności mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego, niezależnie od wysokości sprzedaży.
KSeF również czeka na nowych przedsiębiorców
Do podatkowych obowiązków dochodzi jeszcze Krajowy System e-Faktur. Zgodnie z wprowadzonymi w 2026 r. zasadami przedsiębiorcy, których miesięczna wartość faktur nie przekracza 10 tys. zł brutto, mogą do końca roku wystawiać je poza KSeF. Przekroczenie tego progu w jednym miesiącu powoduje jednak objęcie obowiązkiem korzystania z systemu również w kolejnych miesiącach. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek ma objąć wszystkie, także najmniejsze firmy.
Oznacza to, że osoba rejestrująca działalność w listopadzie powinna od początku pomyśleć nie tylko o wyborze formy opodatkowania i składkach ZUS, ale również o sposobie wystawiania faktur – zastrzega ekspert inFaktu.
Chcesz jeszcze założyć firmę na papierze? Czas się kończy
Osoby, które nie chcą lub nie potrafią samodzielnie zarejestrować działalności przez internet, mają już niewiele czasu na skorzystanie z tradycyjnej procedury. Ostatni raz będzie można to zrobić 30 października 2026 r. (31 wypada w sobotę).
Przedsiębiorcy planujący rozpoczęcie działalności po tej dacie powinni wcześniej przygotować narzędzie do elektronicznego podpisania wniosku. Najprostszym rozwiązaniem dla wielu osób będzie profil zaufany, który można założyć między innymi za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Warto też wcześniej skonsultować wybór formy opodatkowania, sprawdzić prawo do ulg ZUS i oszacować sprzedaż do końca roku.
Szef redakcji Bizblog.pl. W mediach od 30 lat. Pisze o małym biznesie, podatkach i finansach osobistych. Do Spidersweb.pl przeszedł z Wirtualnej Polski, gdzie najpierw był szefem wydawców Money.pl, a potem zastępcą redaktora naczelnego. Pierwszą posadę w mediach dostał w „Gazecie Wyborczej”, pracował w „Pulsie Biznesu”, „Życiu”, miesięczniku „Pieniądz”, „Businessman Magazine”, Miesięczniku Finansowym „BANK”. W tym ostatnim był redaktorem prowadzącym kilku edycji prestiżowych raportów „Największe banki w Polsce“ oraz „IT@BANK”.