Kontrola w firmie. Nowe limity szczególnie ważne dla mikrofirm

Najważniejsze zmiany w przepisach dotyczących kontroli odnoszą się do mikroprzedsiębiorców. Do niedawna łączny czas wszystkich kontroli prowadzonych przez jeden organ w ciągu roku kalendarzowego nie mógł przekraczać 12 dni roboczych. Po zmianach limit ten został skrócony o połowę i obecnie wynosi sześć dni roboczych.

Celem nowelizacji było ograniczenie obciążeń administracyjnych najmniejszych firm, które często nie dysponują rozbudowanymi działami księgowości czy obsługi prawnej. W praktyce oznacza to, że organ kontrolny powinien tak organizować swoje działania, aby wszystkie czynności kontrolne wobec mikroprzedsiębiorcy zamknęły się w przewidzianym ustawowo limicie. Zmiana ma szczególne znaczenie dla jednoosobowych działalności gospodarczych oraz niewielkich firm zatrudniających do 10 pracowników.

Nowelizacja niestety nie zmieniła limitów obowiązujących wobec pozostałych przedsiębiorców. W przypadku małych przedsiębiorców maksymalny czas wszystkich kontroli prowadzonych przez jeden organ w ciągu roku nadal wynosi 18 dni roboczych. Dla średnich przedsiębiorców przewidziano limit 24 dni roboczych, natomiast dla dużych przedsiębiorstw – 48 dni roboczych.

Warto podkreślić, że przepisy odnoszą się do czasu wszystkich kontroli prowadzonych przez dany organ kontroli w jednym roku kalendarzowym. Oznacza to, że urząd nie może dowolnie przedłużać swoich działań ponad ustawowe limity, chyba że wystąpią szczególne okoliczności przewidziane przez przepisy.

Więcej o JDG przeczytasz w Bizblog Spider's Web

Zmiany mają na celu nie tylko skrócenie czasu kontroli, lecz również zwiększenie przewidywalności działań organów administracji. Zgodnie z nowymi rozwiązaniami przedsiębiorca powinien wcześniej otrzymać informację o dokumentach i danych, których będzie oczekiwał organ kontrolny. Taka lista ma być przekazywana już na etapie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Dzięki temu przedsiębiorca może odpowiednio przygotować dokumentację jeszcze przed rozpoczęciem czynności kontrolnych.

Rozwiązanie to ma na celu przede wszystkim ograniczyć sytuacje, w których przedsiębiorca dopiero podczas kontroli dowiaduje się o konieczności przedstawienia dodatkowych dokumentów. W efekcie cały proces powinien przebiegać sprawniej i generować mniej zakłóceń w bieżącej działalności firmy.

Choć ustawodawca wprowadził sztywne limity czasowe, nie mają one charakteru bezwzględnego. Przepisy przewidują szereg wyjątków, w których ograniczenia nie znajdują zastosowania. Dotyczy to między innymi sytuacji, gdy kontrola jest niezbędna do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, zabezpieczenia dowodów jego popełnienia albo gdy wynika z bezpośrednio stosowanych przepisów prawa Unii Europejskiej czy umów międzynarodowych.

Ograniczenia nie obowiązują również w przypadku niektórych postępowań związanych z ochroną konkurencji i konsumentów czy zagrożeniem dla życia, zdrowia lub środowiska. W takich przypadkach organ może prowadzić czynności dłużej niż wynikałoby to z ogólnych limitów. Przedsiębiorca powinien jednak otrzymać odpowiednie uzasadnienie zastosowania wyjątku.

Nowe regulacje należy ocenić pozytywnie z punktu widzenia prowadzenia działalności gospodarczej. Największą korzyścią jest znaczące skrócenie czasu kontroli u mikroprzedsiębiorców, którzy dotychczas byli szczególnie narażeni na negatywne skutki długotrwałych postępowań kontrolnych. Dodatkowym ułatwieniem jest obowiązek wcześniejszego wskazania dokumentów potrzebnych do przeprowadzenia kontroli. W efekcie przedsiębiorcy zyskują większą przewidywalność oraz możliwość lepszego przygotowania się do działań organów administracji.

Nie oznacza to jednak całkowitego ograniczenia uprawnień kontrolnych państwa. W sytuacjach związanych z ochroną interesu publicznego, bezpieczeństwem czy przeciwdziałaniem przestępczości organy nadal mogą prowadzić kontrole na zasadach szczególnych. Zasadą pozostaje jednak to, że kontrola powinna być możliwie sprawna, proporcjonalna i jak najmniej uciążliwa dla przedsiębiorcy.