Koniec przypadkowych kontroli. Tak urzędy wybiorą twoją firmę
Od 2026 roku przedsiębiorcy w Polsce wchodzą w nową rzeczywistość kontrolną. ZUS oraz administracja skarbowa coraz mocniej opierają swoje działania na analizie danych, automatycznym profilowaniu i przypisywaniu firm do określonych kategorii ryzyka. Dowiedz się, w jaki sposób US i ZUS typują firmy do kontroli.
Koniec losowych kontroli
Dotychczas wielu przedsiębiorców zakładało, że kontrola to kwestia przypadku. Owszem, zdarzały się sygnały od kontrahentów, byłych pracowników czy krzyżowe analizy dokumentów, ale znaczna część działań kontrolnych miała charakter stosunkowo tradycyjny. Od 2026 roku ma się to zmienić. Nowe przepisy przewidują przypisywanie przedsiębiorców do jednej z trzech kategorii ryzyka: niskiej, średniej albo wysokiej.
Od tej klasyfikacji zależeć będzie częstotliwość kontroli planowanych. Firmy z niskim ryzykiem mają być kontrolowane nie częściej niż raz na pięć lat. W przypadku średniego ryzyka będzie to raz na trzy lata. Natomiast przedsiębiorcy zakwalifikowani do grupy wysokiego ryzyka mogą spodziewać się kontroli tak często, jak urząd uzna to za konieczne. Nowy „schemat” oznacza więc odejście od modelu, w którym wszystkie firmy traktowane są podobnie. ZUS chce koncentrować siły tam, gdzie według analiz istnieje największe prawdopodobieństwo naruszeń prawa.
Jak działa nowy system oceny ryzyka?
Najważniejszą zmianą jest oparcie kontroli na danych. ZUS i fiskus posiadają dziś ogromne ilości informacji o przedsiębiorcach: deklaracje podatkowe, raporty JPK, historię składek, dane o zatrudnieniu, zwolnieniach lekarskich, umowach cywilnoprawnych czy strukturze wynagrodzeń. ZUS korzysta natomiast między innymi z danych pochodzących z formularzy ZUS IWA, historii wcześniejszych kontroli, rodzaju działalności gospodarczej oraz wskaźników związanych z wypadkowością czy zatrudnieniem w warunkach zagrożenia.
W praktyce system będzie szukał anomalii. Jeżeli firma działa w branży uznawanej za ryzykowną, często zmienia formy zatrudnienia albo znacząco odbiega od średnich rynkowych, może automatycznie znaleźć się wyżej w rankingu ryzyka. Administracja skarbowa już od kilku lat działa w podobny sposób. Krajowa Administracja Skarbowa analizuje pliki JPK, przepływy VAT, rentowność przedsiębiorstw i relacje między kontrahentami. Coraz częściej wykorzystywane są również mechanizmy porównujące firmy z innymi podmiotami z tej samej branży. Jeżeli przedsiębiorstwo nagle wykazuje wyjątkowo niskie koszty pracy, nietypowo wysoką liczbę współpracowników B2B albo gwałtownie zmienia strukturę przychodów, system może uznać to za sygnał ostrzegawczy.
Więcej w Bizblog Spider's Web
Jak sprawdzić, czy urząd może uznać firmę za ryzykowną?
Państwo niestety nie publikuje listy „podejrzanych” przedsiębiorców, ale nowe przepisy mają zwiększyć transparentność procesu kontroli. ZUS będzie zobowiązany do ujawniania zasad przypisywania przedsiębiorców do określonych kategorii ryzyka. Oznacza to, że przedsiębiorca powinien być w stanie samodzielnie ocenić, czy jego działalność może wzbudzać zainteresowanie urzędu.
Pierwszym sygnałem ostrzegawczym powinna być historia wcześniejszych nieprawidłowości. Jeżeli firma była już kontrolowana i wykryto błędy dotyczące składek, umów albo dokumentacji pracowniczej, prawdopodobieństwo ponownej kontroli rośnie. Drugim elementem jest branża działalności. Niektóre sektory są z definicji uznawane za bardziej podatne na nadużycia. Dotyczy to zwłaszcza działalności opartych na pracy kontraktowej, dużej rotacji pracowników lub częstym korzystaniu z umów cywilnoprawnych. Kolejna kwestia to gwałtowne zmiany w danych finansowych. Jeżeli przedsiębiorstwo w krótkim czasie znacząco redukuje zatrudnienie etatowe i zastępuje je współpracownikami B2B, system może uznać to za próbę optymalizacji kosztów.
Ukończyła finanse i rachunkowość, specjalizuje się w tematyce prawa podatkowego oraz finansów przedsiębiorstw. Doświadczenie zawodowe zdobywała, prowadząc księgowość firm o różnym profilu działalności. W Bizblogu pisze poradniki dotyczące podatków, prowadzenia firmy i finansów.