ZUS uznał etat za fikcyjny. Co teraz z kosztami, podatkami i składkami?

Skarbówka wydała dwie interpretacje dotyczące rozliczeń podatkowych po kontroli ZUS-u. W jednej chodziło o podważenie umowy o pracę, w drugiej o nadpłatę składek byłego zleceniobiorcy. W obu przypadkach fiskus wskazał, że skutków takich zdarzeń nie powinno się automatycznie rozliczać wstecz. Diabeł tkwi jednak w szczegółach, bo konsekwencje dla przedsiębiorcy i zleceniobiorcy są różne.

Pierwsza interpretacja, z 23 września, dotyczy przedsiębiorczyni, której umowę o pracę z lat 2021-2022 zakwestionował ZUS. Sprawa trafiła do sądów i zakończyła się niekorzystnym dla niej wyrokiem Sądu Najwyższego. Uznano, że zatrudniona osoba nie podlegała ubezpieczeniom społecznym jako pracownik. Nie oznaczało to jednak, że nie wykonywała żadnych zadań na rzecz firmy.

Najciekawsze jest to, że skarbówka pozwoliła pozostawić wynagrodzenie za faktycznie wykonaną pracę w kosztach uzyskania przychodów firmy. Skarbówka uznała, że samo podważenie etatu nie przekreśliło gospodarczego charakteru tego wydatku. Inaczej potraktowano składki ZUS, które okazały się nienależne. To właśnie ich dotycząca część kosztów wymaga korekty.

Poczytaj o nowych uprawnieniach inspekcji pracy

Co wynika z tej interpretacji? Korektę kosztów związanych z nienależnymi składkami trzeba ująć na bieżąco, czyli w tym roku, zamiast wracać do ksiąg za lata 2021-2022. Skarbówka wyjaśniła, że przyczyną zmian był późniejszy wyrok i rozliczenie ZUS-u, a nie błąd rachunkowy popełniony przy pierwotnym rozliczeniu. Fiskus uznał też, że nadpłata składek zaliczona na przyszłe zobowiązania firmy nie tworzy dodatkowego przychodu, jeśli odpowiednio skorygowano koszty.

Druga interpretacja, wydana 5 sierpnia dotyczy spółki, która po kontroli ZUS-u musiała rozliczyć nadpłatę składek społecznych byłego zleceniobiorcy. Mężczyzna wykonywał zlecenie, a jednocześnie pracował na pełny etat w innej firmie. Ponieważ jego wynagrodzenie z etatu osiągało co najmniej poziom płacy minimalnej, składki społeczne od zlecenia nie były obowiązkowe. Powstała więc nadpłata.

W tym przypadku pieniądze miały trafić do byłego zleceniobiorcy, a nie pozostać na koncie składkowym firmy. Skarbówka uznała, że zwracane składki społeczne są jego przychodem z umowy zlecenia, nawet jeśli umowa już się zakończyła. Spółka musi teraz zastosować 20-proc. koszty uzyskania przychodu i wykazać zwrot w odpowiedniej części formularza PIT-11, zamiast zaliczać go do przychodów z innych źródeł.

Ważne jest to, że podatek trzeba obliczyć od całej kwoty nadpłaconych składek społecznych, przed odjęciem niedopłaty składki zdrowotnej. Spółka ma obowiązek pobrać zaliczkę na PIT w momencie rozliczenia zwrotu i przekazać ją urzędowi skarbowemu. Nie musi natomiast korygować informacji PIT-11 ani zaliczek podatkowych za lata 2022-2024, bo przychód powstaje dopiero w chwili wypłaty pieniędzy w 2026 r.

Co łączy obie interpretacje? Zasada rozliczania skutków kontroli ZUS-u na bieżąco. Nie oznaczają one jednak tego samego. W pierwszej chodzi o koszty przedsiębiorcy i zachowanie w nich wynagrodzenia za realną pracę. W drugiej o opodatkowanie zwrotu składek otrzymywanego przez zleceniobiorcę.