Tylko 36,4 proc. freelancerów pobiera zaliczkę przed rozpoczęciem zlecenia, a 30 proc. nie korzysta z żadnego zabezpieczenia płatności – wynika z badania Freelancehunt. Dla wielu wykonawców projekt zaczyna się wcześniej niż płatność, dla tego eksperci podkreślają, że zaufanie nie jest obietnicą zapłaty, są nią określone warunki ustalone na starcie.
Z raportu „Portret Freelancera 2025” wynika, że freelancing wciąż mocno opiera się na relacjach. Rekomendacje są głównym źródłem klientów dla 67,9 proc. badanych. A aż dwie trzecie badanych nie ma pełnego bezpieczeństwa współpracy. Przy formie polecenia częściej pomijany jest etap zaliczki i określania konkretnych warunków współpracy na rzecz formy polegającej na przekonaniu o uczciwości.
Zaufanie jest dobrym początkiem współpracy, ale złym systemem rozliczeń. Dobry klient nie powinien bać się jasnych zasad – przeciwnie, dzięki nim wie, co zamawia, kiedy podejmuje decyzję i za co płaci. W freelancingu profesjonalizm zaczyna się nie od faktury na końcu, lecz od warunków ustalonych przed startem projektu – tłumaczy Valentyn Ziuzin, prezes zarządu Freelancehunt.
Nadal znaczna część badanych podczas współpracy nie stosuje żadnej formy zabezpieczenia płatności. Część rynku działa ostrożniej. 39,3 proc. freelancerów stosuje umowy pisemne, a 36,4 proc. pracuje z zaliczką. Pomimo zabezpieczeń 19 proc. nadal rozlicza się w terminie 30 dni lub dłuższym. Świadczy to o tym, jak zleceniodawcy traktują freelancerów. Wykonawca przygotowuje pierwszą wersję bez 0, później dochodzą kolejne poprawki, zmienia się osoba decyzyjna, zakres pracy zaczyna się rozszerzać, a płatność zostaje przesunięta „po finalnej akceptacji”.
W dobrej wierze, ale bez dobrych praktyk
Często projekty startują w dobrej atmosferze: klient przychodzi z polecenia, projekt wydaje się prosty, a strony chcą działać szybko. Jednak pośpiech sprawia, że poprawny proces zastępują niepokojące praktyki. W trybie projektowym ryzyko często zaczyna się tam, gdzie ustalenia zastępują domysły. Jeśli strony nie ustalą, co dokładnie ma zostać wykonane, kiedy praca jest odebrana i gdzie kończy się poprawka, freelancer może zacząć finansować nie tylko wykonanie zadania, lecz także chaos po stronie klienta.
Największym błędem freelancera jest mylenie polecenia z bezpieczeństwem. Rekomendacja mówi tylko, że ktoś był wcześniej zadowolony ze współpracy. Nie mówi, jaki jest zakres nowego projektu, kto zaakceptuje efekt, ile rund poprawek obejmuje cena i kiedy pieniądze trafią do wykonawcy – mówi Oleg Topchiy, założyciel Freelancehunt
Dlatego eksperci ostrzegają, aby przed startem współpracy ustalili oni z firmą pięć podstawowych elementów: zakres pracy, liczbę rund poprawek, sposób odbioru, termin płatności i osobę decyzyjną po stronie klienta. Bez tego nawet projekt z polecenia może szybko zamienić się w spór.
Jak najlepiej się zabezpieczyć
Zaliczka nie musi oznaczać prostego żądania części wynagrodzenia „z góry”. W dojrzałej współpracy może dotyczyć konkretnego etapu: researchu, koncepcji, makiety, pierwszej wersji, prototypu, audytu, przygotowania materiałów albo wdrożenia. Wtedy płatności nie są gestem dobrej woli, lecz rozliczeniem realnie wykonanej części projektu.
Jednym z narzędzi ograniczających ryzyko finansowe może być także escrow, czyli mechanizm, w którym środki są zabezpieczane przed rozpoczęciem pracy i wypłacane po odbiorze projektu. Podobną funkcję mogą pełnić płatności etapowe. Pisemna umowa, precyzyjny zakres oraz jasno opisane warunki akceptacji odpowiadają natomiast za drugi poziom bezpieczeństwa – ograniczają pole do rozbieżnych interpretacji i późniejszego sporu.
To szczególnie ważne przy współpracy z osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej. W takim modelu trzeba jasno nazwać efekt pracy, wtedy klient wyraźnie widzi, za co płaci. To też istotna rada dla zleceniodawców – w poszukiwaniu dobrych i doświadczonych wykonawców jakość briefu, tempo decyzji, przejrzystość zasad dotyczących poprawek, dokumenty rozliczeniowe i przewidywalność płatności są kluczowe. Dla freelancera opóźniona płatność nie jest wyłącznie pozycją w arkuszu należności. To źródło utrzymania i pieniądze przeznaczone na czynsz, podatki, sprzęt lub nawet wynagrodzenie dla innych osób.