Wszedł KSeF, chcę się pozbyć papierowych faktur, a skarbówka na to: hola, hola, podatniku
KSeF pokazał przedsiębiorcom, że firma naprawdę może działać bez stosów papierowych faktur. I wtedy pojawia się oczywiste pytanie: skoro dokument mam już w komputerze, to po co trzymać jego papierowy oryginał przez kolejne lata? Skarbówka odpowiada, że można go zniszczyć, ale cyfrowe archiwum musi spełniać kilka konkretnych warunków.
Coraz więcej firm chce całkowicie zrezygnować z papierowych dokumentów i przejść na model cyfrowy. Przedsiębiorcy kierują do Krajowej Informacji Skarbowej pytania o to, czy po zeskanowaniu faktur mogą bezpiecznie zniszczyć ich papierowe oryginały. Chcą też wiedzieć, czy cyfrowe archiwum zapewni im takie same prawa podatkowe jak tradycyjne segregatory.
Dlaczego firmy nie chcą papieru?
Skąd ta awersja do papieru? Przedsiębiorcy przekonują, że przechowywanie papierowych dokumentów przez wiele lat wiąże się z kosztami i uciążliwością ich magazynowania oraz późniejszej utylizacji. Wskazują, że elektroniczne archiwa są wygodniejsze, łatwiejsze do przeszukiwania i lepiej zabezpieczone przed zniszczeniem. Dlatego chcą ograniczyć papier do minimum.
We wnioskach do o interpretacje firmy pytają też, czy skan faktury wystarczy, by odliczyć podatek VAT. Interesuje je także możliwość przechowywania dokumentów w chmurze, również na zagranicznych serwerach. Coraz częściej chcą też objąć jedną procedurą cyfrowego archiwizowania nie tylko faktury, ale również umowy, rachunki czy potwierdzenia różnych opłat.
Skarbówka w większości przypadków odpowiada pozytywnie. Potwierdza, że dla celów vatowskich nie ma znaczenia, czy dokument jest przechowywany na papierze, czy w wersji elektronicznej. Przedsiębiorca może więc zniszczyć papierowy oryginał, jeśli wcześniej prawidłowo go zeskanuje i spełni wymagania dotyczące bezpieczeństwa oraz przechowywania danych.
Więcej w Bizblog Spider's Web o podatkach:
Fiskus podkreśla jednak, że cyfrowe archiwum musi gwarantować, że dokument nie będzie mógł zostać zmieniony. Firma powinna także umieć wykazać związek faktury z rzeczywistą transakcją oraz zapewnić urzędnikom szybki dostęp do dokumentów podczas kontroli.
Skan jest tak samo dobry jak papier
Pozytywne stanowisko skarbówki dotyczy też przechowywania dokumentów na serwerach zewnętrznych, także poza Polską. Warunkiem jest jednak zapewnienie stałego dostępu do archiwum z terytorium Polski oraz możliwości sprawnego pobrania plików na żądanie urzędu. Samo miejsce przechowywania danych nie jest więc najważniejsze.
KIS potwierdza, że skan faktury daje takie samo prawo do odliczenia VAT-u jak papierowy dokument. Jednocześnie zwraca uwagę, że nie wszystkie dokumenty wywołują takie skutki podatkowe. Umowy, potwierdzenia opłat skarbowych czy rachunki od osób prywatnych nie dają prawa do odliczenia VAT-u, dlatego nie można ich traktować tak samo jak faktur.
Co ciekawe, najbardziej rygorystyczne podejście skarbówka prezentuje wobec faktur wystawianych w KSeF-ie. Przypomina, że oficjalnym dokumentem jest plik XML zapisany w systemie, a nie jego wizualizacja w formacie PDF. Jeśli PDF będzie różnił się od danych zapisanych w KSeF-ie, urząd może uznać go za odrębną fakturę, co w niektórych przypadkach może prowadzić do obowiązku ponownej zapłaty podatku VAT.
Tematyką ekonomiczną zajmuje się od dziesięciu lat. Od 2014 do 2019 r. był dziennikarzem Money.pl, wcześniej współtworzył serwisy Mototok.pl i Biztok.pl w ramach Grupy O2, a następnie Wirtualnej Polski. W Bizblogu pisze o biznesie, prawie i podatkach.