Co zrobić, gdy kontrahent omija KSeF i wystawia fakturę na papierze? Skarbówka odpowiada
Przedsiębiorcy masowo pytają skarbówkę, czy stracą prawo do odliczenia VAT-u, gdy kontrahent wystawia fakturę poza KSeF-em, a nawet na papierze. Skarbówka od kilku miesięcy tłumaczy, jakie są tego konsekwencje.
Przedsiębiorcy masowo pytają skarbówkę, co zrobić, gdy kontrahent omija system KSeF i zamiast e-faktury wysyła PDF lub papier. Skala tych zapytań jest widoczna w serii najnowszych interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej. Skarbówka konsekwentnie tłumaczy, że błąd sprzedawcy nie musi oznaczać problemów z odliczeniem VAT-u po stronie kupującego, ale wnioski o interpretacje wciąż napływają.
Co zrobić z fakturą wystawioną poza KSeF-em?
Firmy pytają, czy mogą odliczyć VAT z dokumentu otrzymanego poza KSeF-em, kiedy mogą to zrobić i co stanie się, gdy kontrahent później wprowadzi tę samą fakturę do systemu. Pojawiają się też pytania o faktury korygujące.
To pokazuje, że choć wprowadzenie obowiązkowego KSeF-u okazało się sukcesem, ale wywołało wątpliwości u przedsiębiorców. Chodzi o to, że gdy sprzedawca nie wystawi faktury w wymagany przepisami sposób, kupujący zaczyna się zastanawiać, czy za cudzy błąd nie zapłaci własnym VAT-em. Właśnie takie przypadki trafiają do skarbówki w kolejnych wnioskach.
Więcej wiadomości o KSeF-ie:
Dobrym przykładem jest interpretacja z 15 września, dotycząca firmy kupującej towary i usługi od kontrahentów, którzy przesyłali faktury oraz korekty jako PDF-y. Spółka chciała wiedzieć, jak rozliczać takie dokumenty i czy późniejsze pojawienie się faktury w KSeF-ie wymusi poprawianie wcześniejszych rozliczeń. Odpowiedź fiskusa była korzystna dla nabywcy.
Problem ma wystawca faktury
KIS uznał, że samo wystawienie faktury poza KSeF-em przez sprzedawcę nie odbiera kupującemu prawa do odliczenia VAT-u. Znaczenie ma przede wszystkim to, czy transakcja rzeczywiście się odbyła i czy zakup służy działalności opodatkowanej. Naruszenie zasad korzystania z KSeF-u przez kontrahenta nie zostało wskazane jako wystarczająca przesłanka do pozbawienia nabywcy prawa do odliczenia VAT-u.
Fiskus wskazał, kiedy takie odliczenie może nastąpić. Jeżeli obowiązek podatkowy już powstał, nie można odliczyć VAT-u wcześniej niż w okresie, w którym nabywca faktycznie otrzymał fakturę poza KSeF-em. W opisanej sprawie może to być więc moment otrzymania PDF-u na firmową skrzynkę. Późniejsze przesłanie tego samego dokumentu do KSeF-ie nie oznacza konieczności ponownego księgowania.
Podobne podejście KIS zastosował do faktur korygujących. Przy korekcie zmniejszającej VAT nabywca uwzględnia ją w okresie otrzymania dokumentu, natomiast korektę zwiększającą rozlicza według zasad właściwych dla zwiększenia podatku naliczonego. Istotne jest więc faktyczne otrzymanie dokumentu, a nie to, kiedy kontrahent ostatecznie uporządkuje swoją sytuację w KSeF-ie.
FAQ: Odliczenie VAT z faktur otrzymanych poza KSeF
1. Czy można odliczyć VAT z faktury otrzymanej poza KSeF-em?
Tak. Sam fakt wystawienia faktury poza KSeF-em przez sprzedawcę nie oznacza automatycznej utraty prawa do odliczenia VAT-u przez nabywcę.
2. Czy faktura PDF pozwala na odliczenie VAT?
Tak, jeżeli spełnione są pozostałe warunki odliczenia VAT, w szczególności transakcja rzeczywiście się odbyła, a zakup jest związany z działalnością opodatkowaną.
3. Czy faktura papierowa poza KSeF-em pozwala odliczyć VAT?
Sam fakt otrzymania faktury poza KSeF-em nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT-u, jeżeli spełnione są ustawowe warunki.
4. Kiedy można odliczyć VAT z faktury otrzymanej poza KSeF-em?
Nie wcześniej niż w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy i nabywca faktycznie otrzymał fakturę.
5. Czy otrzymanie faktury PDF na firmowy e-mail może być momentem otrzymania faktury?
Tak. W opisanej przez KIS sprawie otrzymanie faktury PDF na firmową skrzynkę mogło być uznane za moment jej otrzymania.
6. Czy sprzedawca ponosi konsekwencje za wystawienie faktury poza KSeF-em?
Naruszenie obowiązków związanych z KSeF-em dotyczy wystawcy. Sam błąd sprzedawcy nie jest automatycznie podstawą do odebrania nabywcy prawa do odliczenia VAT.
7. Czy późniejsze wprowadzenie faktury do KSeF-u zmienia moment odliczenia VAT?
Nie. Jeżeli nabywca wcześniej prawidłowo otrzymał fakturę poza KSeF-em, późniejsze wprowadzenie tego dokumentu do systemu nie oznacza konieczności ponownego księgowania.
8. Czy fakturę korygującą można otrzymać poza KSeF-em?
Tak, a sposób rozliczenia zależy m.in. od rodzaju korekty oraz momentu jej otrzymania.
9. Jak rozliczyć korektę zmniejszającą VAT otrzymaną poza KSeF-em?
Nabywca uwzględnia korektę w okresie, w którym otrzymał dokument.
10. Jak rozliczyć korektę zwiększającą VAT otrzymaną poza KSeF-em?
Rozliczenie odbywa się według zasad właściwych dla zwiększenia podatku naliczonego.
11. Czy kontrahent może wysłać fakturę PDF zamiast faktury w KSeF-ie?
Jeżeli faktura powinna zostać wystawiona w KSeF-ie, wysłanie jej PDF-em może oznaczać naruszenie obowiązków po stronie wystawcy. Nie oznacza to jednak automatycznie utraty prawa do odliczenia VAT przez nabywcę.
12. Co jest najważniejsze przy odliczeniu VAT z faktury poza KSeF-em?
Znaczenie ma m.in. to, czy transakcja rzeczywiście została wykonana, zakup służy działalności opodatkowanej i czy nabywca faktycznie otrzymał fakturę.
Tematyką ekonomiczną zajmuje się od dziesięciu lat. Od 2014 do 2019 r. był dziennikarzem Money.pl, wcześniej współtworzył serwisy Mototok.pl i Biztok.pl w ramach Grupy O2, a następnie Wirtualnej Polski. W Bizblogu pisze o biznesie, prawie i podatkach.