Koniec paragonów z NIP-em. Firmy będą musiały kupić nowe kasy
Faktury uproszczone w ostatnich latach stały się codziennością tysięcy drobnych firm i bardzo ułatwiły prowadzenie biznesu. Możliwość rozliczenia paragonu z nabitym numerem NIP niestety znika z końcem roku. Co od 1 stycznia? Przedsiębiorcy mają niezbyt ciekawy wybór: albo wystawianie faktur na komputerze, albo zakup całkiem nowej kasy fiskalnej.
Od przyszłego roku dla wielu przedsiębiorców w gastronomii, handlu detalicznym czy drobnych usługach warunki prowadzenia biznesu pogorszą się w jednej pozornie drobnej kwestii. Choć większość drobnych przedsiębiorców boi się głównie wejścia pełnego KSeF-u 1 kwietnia, w praktyce dużo ważniejszą datą jest 1 stycznia 2027 r. Znikają wtedy paragony z NIP-em i niestety nie będą miały równie wygodnego zamiennika.
Piękno paragonu z NIP-em
Dlaczego paragony z NIP-em to taka wygoda zarówno dla kupującego, jak i sprzedawcy? Jeśli kwota transakcji nie przekracza 450 zł, a nabywca chce mieć fakturę kosztową dla swojej firmy, to wystarczy, że poda kasjerowi numer NIP i paragon będzie go zawierał. To wystarczy, by taki dokument sprzedaży był pełnoprawną fakturą. Formalnie jest to faktura uproszczona, ale o ile kwota nie przekracza 450 zł, w praktyce niczym nie różni się od standardowej.
Po wejściu w życie KSeF-u faktury uproszczone znikają, ale na szczęście Ministerstwo Finansów się zlitowało nad przedsiębiorcami i okres przejściowy dla faktur uproszczonych oraz faktur VAT będących wydrukami z kasy fiskalnej trwa do końca roku. A co potem? To niestety problem. Wszystkie faktury będą musiały być wystawiane w KSeF-ie, a to wyklucza wydruki z kas, także tych online.
Jeśli dziś firma wystawia kilkanaście czy kilkadziesiąt paragonów NIP-em przejście na wystawianie faktur na komputerze może okazać się dla wielu przedsiębiorców olbrzymią uciążliwością. Praktycznie jedyną sensowną alternatywą jest zakup nowej kasy fiskalnej ze „wbudowanym komputerem”, która będzie mogła funkcjonować jako terminal KSeF.
Więcej wiadomości na temat KSeF można przeczytać poniżej:
Producenci kas fiskalnych już pracują nad tym, by w nowych kasach z ekranem dotykowym, w większości działającym z systemem Android, funkcja wystawiania faktur w KSeF-ie była wbudowana w system. Sprzedawca wybierze na ekranie dotykowym kasy opcję „Faktura do paragonu”, wpisze NIP klienta, a urządzenie samo wyśle dane do systemu, pobierze numer faktury i wydrukuje potwierdzenie.
Niestety tradycyjne, nawet całkiem nowe kasy fiskalne online nie będą mogły wystawiać faktur w KSeF-ie, bo nie zostały do tego zaprojektowane. Funkcja łączenia się z centralnym repozytorium Krajowej Administracji Skarbowej to nie to samo, co możliwość pracy w środowisku KSeF. Zwykłe kasy online nie zostały do tego zaprojektowane i przeszkody hardware'owe są tu nie do przeskoczenia.
Ratunek w chmurze
Na szczęście dla kas, które nie mogą same współpracować z KSeF-em, powstają rozwiązania chmurowe, tzw. huby. Pomysł jest taki, że kasa przesyła dane o transakcji do chmury producenta, która łączy się z KSeF-em i wystawia fakturę. Klient może otrzymać dokument e-mailem lub pobrać sam z systemu. Minus takiego rozwiązania jest to, że trzeba będzie płacić abonament za taką usługę.
Ministerstwo Finansów udostępnia też darmową aplikację mobilną KSeF. Sprzedawca najpierw nabija zwykły paragon, a potem wpisuje kwotę i NIP w telefonie, aby wygenerować fakturę. To rozwiązanie jest jednak wolniejsze i wymaga podwójnej pracy, ale przynajmniej nie wymusza inwestycji w nowy sprzęt lub korzystania z komputera do wystawiania faktur.
Dla wielu właścicieli starszych, „klawiszowych” kas wymiana sprzętu stanie się w praktyce koniecznością jeszcze w tym roku.
