Firmy nie będą musiały tego zmieniać w KSeF. Ministerstwo Finansów się wycofało
Rzadko przy KSeF mam okazję napisać, że Ministerstwo Finansów właśnie ułatwiło przedsiębiorcom życie. Tym razem jednak tak jest. Tokeny, które miały zniknąć z końcem 2026 r., zostają. Piotr Juszczyk z inFaktu zwraca uwagę, że dla części firm oznacza to nie tylko mniej zachodu, ale również oszczędność pieniędzy.
Plan był prosty i – z punktu widzenia wielu przedsiębiorców – niezbyt przyjemny. Firma korzysta z tokenu, wszystko działa, program księgowy łączy się z KSeF, faktury przepływają. Ale przychodzi 31 grudnia 2026 r. i koniec. Od nowego roku trzeba przestawić się na certyfikaty. Już nie trzeba.
Ministerstwo Finansów zmieniło zdanie. Jak zwraca uwagę Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFaktu, ze zaktualizowanego Podręcznika KSeF 2.0 wynika, że tokeny mają pozostać w systemie bezterminowo. Resort zdecydował się na zmianę po postulatach przedsiębiorców i dostawców oprogramowania.
To drobna techniczna zmiana tylko z pozoru. Dla niektórych firm może oznaczać, że nie będą musiały przebudowywać działającego sposobu komunikacji z KSeF tylko dlatego, że Ministerstwo Finansów wcześniej postawiło w kalendarzu datę graniczną.
Token działa? To nie trzeba go wyrzucać
Token to ciąg znaków przypisany do podatnika lub innego uprawnionego podmiotu oraz określonego zakresu uprawnień. W praktyce przedsiębiorca wpisuje go do programu księgowego albo systemu ERP i program może komunikować się z KSeF bez każdorazowego uwierzytelniania podpisem kwalifikowanym czy Profilem Zaufanym.
Od początku miał to być jednak mechanizm przejściowy. Od lutego 2026 r. tokeny funkcjonują równolegle z certyfikatami KSeF, ale wcześniejszy plan przewidywał, że od 1 stycznia 2027 r. zostaną wyłącznie certyfikaty.
Mówiąc wprost, uważam tę decyzję za dobrą, zwłaszcza w kontekście spółek. Dotąd droga do firmowego certyfikatu prowadziła przez kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, a to rozwiązanie sporo kosztuje. Token jest po prostu prostszy, a integracja z programem księgowym czy systemem ERP jest przy nim łatwiejsza – wskazuje Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFaktu.
I właśnie przy spółkach zmiana robi się szczególnie interesująca.
Spółki mogą oszczędzić ponad tysiąc złotych
Jak tłumaczy Juszczyk, aby uzyskać certyfikat KSeF wydany na dane spółki, trzeba wcześniej uwierzytelnić się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Jeżeli firma takiej pieczęci dotąd nie miała, pojawia się dodatkowy wydatek. Według eksperta mówimy o kwocie przekraczającej tysiąc złotych. Do tego dochodzi czas potrzebny na zamówienie, odebranie i konfigurację pieczęci.
Więcej wpisów o KSeF-ie
Dla firmy, która wcześniej jej nie potrzebowała, był to więc w praktyce dodatkowy koszt wejścia w nowy model działania KSeF.
Dla wielu mniejszych spółek to różnica między wdrożeniem, które trwa popołudnie, a wdrożeniem, które trwa dwa tygodnie i zaczyna się od faktury za pieczęć – zauważa Juszczyk.
Nie oznacza to oczywiście, że każda spółka może teraz zapomnieć o certyfikatach. Taki wniosek byłby zbyt daleko idący. Zmiana polega na czymś innym: jeżeli przedsiębiorca ma już działającą integrację opartą na tokenie, nie będzie musiał jej likwidować wyłącznie dlatego, że skończył się 2026 r.
Token ma jeszcze jedną przewagę
Juszczyk zwraca uwagę również na różnicę między tokenem a certyfikatem z punktu widzenia uprawnień. Certyfikat służy do uwierzytelnienia. Po zalogowaniu KSeF bierze pod uwagę uprawnienia przypisane jego właścicielowi. Token można natomiast przygotować dla konkretnego zastosowania. Przy jego generowaniu da się określić, do czego ma służyć – na przykład tylko do wystawiania faktur albo tylko do ich pobierania.
Nie mówię przy tym, że tokena nie trzeba chronić, bo trzeba go traktować dokładnie tak jak dane do logowania do bankowości elektronicznej. Różnica polega na tym, że przy tokenie mogę z góry ograniczyć skalę potencjalnej szkody, a przy certyfikacie tej możliwości nie mam – tłumaczy Piotr Juszczyk.
I właśnie dlatego ekspert pozytywnie ocenia pozostawienie przedsiębiorcom wyboru zamiast narzucania wszystkim jednego sposobu integracji.
Certyfikatów nie można jednak skreślać. Są potrzebne między innymi przy fakturowaniu w trybach szczególnych – offline24, podczas niedostępności systemu czy awarii KSeF. Token tego zastosowania nie zastąpi.
Według Juszczyka w wielu przedsiębiorstwach sensownym rozwiązaniem może więc ostatecznie okazać się korzystanie z obu narzędzi: tokenu podczas normalnej pracy i certyfikatu na sytuacje, gdy faktura musi zostać wystawiona poza standardowym trybem KSeF.
Jest jeden problem. Na razie zmienił się podręcznik, nie prawo
Ministerstwo Finansów ogłosiło zmianę podejścia w Podręczniku KSeF 2.0. Problem w tym, że podręcznik to nie obowiązujące prawo. Jak podkreśla Juszczyk, rozporządzenie dotyczące korzystania z KSeF nie zostało jeszcze w tym zakresie znowelizowane. Formalnie jesteśmy więc na etapie deklaracji resortu, za którą musi dopiero pójść zmiana przepisów.
Nie odkładałbym przygotowania systemów do obsługi certyfikatów tylko dlatego, że tokeny mają zostać. Firmy, które są w trakcie takiej migracji, powinny ją dokończyć, bo certyfikat i tak będzie im potrzebny do trybów offline – wskazuje Juszczyk.
Firmy, które jeszcze migracji nie rozpoczęły, są jednak w znacznie wygodniejszej sytuacji. Jeżeli Ministerstwo Finansów przełoży zapowiedź na przepisy, nie będą już musiały ścigać się z datą 31 grudnia 2026 r.
I trudno tej decyzji nie pochwalić. Skoro istniejące rozwiązanie działa, przedsiębiorcy chcą z niego korzystać, a producenci programów potrafią je obsługiwać, zmuszanie wszystkich do jego wyłączenia tylko dlatego, że tak kiedyś zapisano w harmonogramie, byłoby sztuką dla sztuki.
Tym razem głos firm został usłyszany.
Szef redakcji Bizblog.pl. W mediach od 30 lat. Pisze o małym biznesie, podatkach i finansach osobistych. Do Spidersweb.pl przeszedł z Wirtualnej Polski, gdzie najpierw był szefem wydawców Money.pl, a potem zastępcą redaktora naczelnego. Pierwszą posadę w mediach dostał w „Gazecie Wyborczej”, pracował w „Pulsie Biznesu”, „Życiu”, miesięczniku „Pieniądz”, „Businessman Magazine”, Miesięczniku Finansowym „BANK”. W tym ostatnim był redaktorem prowadzącym kilku edycji prestiżowych raportów „Największe banki w Polsce“ oraz „IT@BANK”.