Działy kadr i płac mierzą się dziś nie tylko ze zmieniającymi się przepisami, lecz również z niedopasowanymi systemami, które mnożą dodatkowe zadania. Pomimo dużej potrzeby zmian połowa pracowników HR, uważa, że ich firmy nadal nie są gotowe na zmiany technologiczne.
Presja na wdrażanie AI, automatyzacji i cyfrowego HR, wprowadzanie chatbotów oraz nowych modeli pracy, rośnie. Jednak prawie połowa pracowników stwierdza, że ich firmy nie są gotowe do wdrożenia takich rozwiązań. Tak wynika z raportu „Blokery zmian w kadrach i płacach”, przygotowanego przez HR na Szpilkach we współpracy z Symfonią.
Dyskusja o AI wyprzedza dojrzałość podstawowej infrastruktury procesowej. Jeżeli system, na którym pracują specjaliści ds. kadr, jest przestarzały lub nie jest odpowiednio wykorzystywany, AI może jedynie przenieść istniejące problemy na wyższy poziom technologiczny, zamiast je rozwiązać.
Zaledwie dwie trzecie respondentów badania uważa, że wykorzystywany przez nich system realnie wspiera ich codzienną pracę. Rola specjalistów kadr i płac nie ogranicza się już do znajomości przepisów, administracji i naliczania wynagrodzeń. To już nie wystarcza przy dynamicznie zmieniających się przepisach prawnych i potrzebie ciągłej analizy kosztów, procesów i danych o wynagrodzeniach, które przekładają się na konkretne decyzje biznesowe. Dlatego zwykły Excel już nie jest efektywny, jednak niektórzy nadal korzystają z niego jako podstawowego systemu, pomimo potrzeby zmiany.
Co utrudnia zmiany
71,6 proc. decyzji o narzędziach dla HR jest podejmowanych przez zarząd, który nie zawsze patrzy na to, które narzędzie działa najefektywniej dla zespołu, lecz na to, jakie są jego koszty. Nie są one postrzegane jako narzędzie wspierające pracę działu kadr, ale jako element infrastruktury biznesowej. Większość pracowników zajmujących się płacami ma minimum 6 lat doświadczenia. To nie są ludzie, którzy nie wiedzą, czego potrzebują. Przez lata pracowali z danymi, wyliczeniami i zmianami w prawie, jednak dalej ich głos rzadko jest brany pod uwagę.
W czym jest problem? Zarząd myśli konkretnie – musi zobaczyć, co ile kosztuje i jak wszystko przekłada się na konkretne dane. Tu pojawia się problem: HR nie zawsze potrafi przełożyć swoje problemy związane z systemem, który nie odpowiada ich pracy. 82,1 proc. respondentów pracuje dodatkowo poza systemem przynajmniej parę razy w miesiącu, a 20,3 proc. robi to prawie codziennie. Są to m.in. dodatkowe obliczenia w Excelu, tworzenie dokumentów poza systemem, ręczna kontrola płac i ciągłe poprawianie tych samych danych.
Te dodatkowe godziny pracy, wykonywane przez wiele osób, generują realne i często niedostrzegane koszty dla organizacji. Jest to najmniej widoczna wartość w utrzymywaniu niedopasowanego systemu, a jednocześnie jeden z najważniejszych argumentów przemawiających za wprowadzeniem zmian.
Technologia nie powinna generować problemów
Ryzyko procesów zależnych od Excela i czynników po za systemowych polega na tym, że nie da się zweryfikować, skąd dane pochodzą i jak je analizować w szerszym znaczeniu. Excel jest ponadczasowy, ale nie powinien być głównym systemem do obliczeń. Jednak nawet w przypadku bardziej zaawansowanych rozwiązań, pojawiają się problemy. Pracownicy często nie wykorzystują ich pełnego potencjału, trzymając się tego, co znają, i omijają możliwości, które mogą usprawnić ich pracę.
Współczesny specjalista kadr i płac powinien rozumieć nie tylko przepisy, lecz także dane, procesy i technologie. Oznacza to m.in. potraktowanie kompetencji z nimi związanych jako niezbędnych do efektywnego wykonywania pracy. Jedynie 12,8 proc. respondentów deklaruje pełną znajomość potrzebnych funkcji w systemie, którego używają. Dla firm jest to sygnał, aby wdrażać metodyczny i systemowy onboarding użytkownika, który pozwoli pracownikom na stworzenie biegłości w korzystaniu z ich narzędzi. Dopiero po ocenie obecnych możliwości i zidentyfikowaniu rzeczywistych braków warto podejmować decyzję o zakupie nowego systemu.
Przedstawieniu raportu „Blokery zmian w kadrach i płacach” towarzyszyła premiera nowej odsłony systemu dla HR Symfonii – R2Płatnik. Odświeżone narzędzie ma ograniczać czas potrzebny na wykonywanie dodatkowych zadań, a jednocześnie zwiększać bezpieczeństwo i wiarygodność otrzymywanych wyników. Eksperci z Symfonii zaznaczają, że największą szansą kolejnego etapu cyfryzacji procesów HR nie jest wyłącznie dodawanie kolejnych funkcji. Jest nią przystosowywanie technologii, które są przystosowane do tego, kto będzie ją wykonywał.