Cyfryzacja i automatyzacja upraszczają życie i przyspieszają firmy. Księgowość online to szansa na oszczędności
Konkurencja wymaga od firm śledzenia trendów i ciągłego unowocześniania procesów. Rozwój technologii ciągle przyspiesza, więc aby skupić się na biznesie przedsiębiorcy powinni korzystać ze zautomatyzowanych usług, które na dodatek przynoszą oszczędności. Dzięki faktura.pl mogą zacząć od księgowości.
Panta rhei – wszystko płynie. A w kontekście rozwoju technologii można powiedzieć nawet, że płynie coraz szybciej! Ostatnia dekada, to czas upowszechniania się rozwiązań cyfrowych, które ułatwiają pracę, życie codzienne i pozostawanie w kontakcie z najbliższymi. Pandemia była ukoronowaniem tego procesu i wielkim testem, który – mimo całej okropności tego czasu – zdaliśmy śpiewająco.
A propos egzaminów – nieco ponad dekadę temu zdawałem maturę i wybierałem się na studia. Dało się wówczas jeszcze aktywnie żyć bez mobilnych apek i ciągłego podłączenia do sieci. Razem z innymi żakami dopiero uczyliśmy się jak wykorzystywać grupy na Facebooku, aby pozostawać na bieżąco z wykładami. Było to wówczas medium głównie tekstowo-obrazkowe.
Wideo zaczynało wchodzić na platformy społecznościowe – i tak w 2012 roku powstał Vine do dzielenia się krótkimi materiałami, a Snapchat dodał możliwość dzielenia się nagraniami. Wkrótce w jego ślady poszedł Instagram.
Dziś streaming jest dla wielu z nas podstawową metodą pozyskiwania informacji i poszukiwania rozrywki. Ba! Niczym nadzwyczajnym nie jest już streamowanie gier z chmury. W pracy przesyłamy zaś obraz z innych komputerów, dzięki czemu mieszkając na Bali możemy pracować dla klientów z całego świata. Wystarczy szybkie łącze internetowe. Wyrównuje to szanse zawodowe pomiędzy osobami pochodzącymi z różnych zakątków świata.
Sam pamiętam, jak w czasie wymiany studenckiej w Singapurze w 2014 roku dziwiłem się, że egzaminy pisze się tam na komputerze. Wiozłem ze sobą doświadczenia warszawskiego SGH-a, gdzie dominuje kartka i długopis. Dziś mogę zaś domyślać się, że wielu z nas od dawna nie trzymało nawet długopisu dłużej niż minutę. W końcu dokumenty również podpisujemy elektronicznie. A to tylko jeden z procesów, który zmienił się w ostatnich latach.
Pandemia nie tyle zmieniła trendy kształtujące rynki, ile przyspieszyła zmiany. Jak powiedział niegdyś Lenin:
Zdarzają się całe dekady, gdy nic się nie dzieje, a potem nadchodzą tygodnie, gdzie dzieje się więcej niż przez całe dekady.
Inaczej spędzamy czas wolny i pracujemy; inaczej korzystamy z bankowości czy księgowości. Lockdowny były testem dla gospodarki cyfrowej, gdy okazało się, że sprawy urzędowe musimy załatwiać na odległość, a Urząd Skarbowy jest dostępny online. Konto bankowe możemy dziś założyć wykorzystując selfie. Bez wychodzenia z domu zrobimy zakupy i spotkamy się z lekarzem pierwszego kontaktu. Dokumenty szybko wrzucimy na internetowe dyski, skąd łatwo udostępnimy je współpracownikom i rozpoczniemy pracę online. W e-commerce najpierw porozmawiamy z botem, który postara się rozwiązać nasz problem, aby dopiero później skorzystać z pomocy żywego człowieka.
Świat się zmienia – digitalizuje się i automatyzuje
Z punktu widzenia firm to z jednej strony zagrożenie, a z drugiej szansa. Zagrożenie, bo jeśli przedsiębiorcy nie modyfikują procesów i nie przystosowują się do zmieniających się wymagań rynkowych wystarczająco szybko, czeka je porażka. Biznes nie oszczędza nawet największych, czego świetnym przykładem jest Kodak. Jeszcze przed dwiema dekadami był synonimem fotografii. Dziś myślimy o nim raczej jako o firmie, które na własne życzenie przegapiła trend fotografii cyfrowej.
A właśnie digitalizacja i automatyzacja stają się dziś wiodącymi trendami – i to nie tylko w świecie IT. Jeśli jakiś proces można zdigitalizować, to należy to zrobić. Wówczas o wiele łatwiej go mierzyć i archiwizować artefakty tworzone na każdym z etapów. Dzięki temu łatwiej o analizę i późniejsze ulepszanie. Podobnie - jeśli jakiś proces jest powtarzalny, należy go zautomatyzować, aby nie tracić czasu i przeznaczyć go na bardziej interesujące rzeczy lub odpoczynek.
Dzięki automatyzacji nie tylko oszczędzamy czas, ale również zyskujemy wgląd w status projektu, zlecenia czy rozliczenia. Świetnym przykładem jest tu online’owa księgowość, która może wykorzystywać roboty do skanowania faktur i odczytywania wartości z kluczowych pól. Skrypty porównują płatności, kontaktują się z urzędami i pilnują terminów. Dzięki temu my możemy się skupić na bardziej kreatywnych zadaniach. Nie zawsze jest to jednak możliwe przy standardowej obsłudze księgowej.
Decydując się na współpracę z biurem rachunkowym albo księgową musimy się liczyć z miesięcznym kosztem na poziomie 250 zł, do czego doliczyć należy czas na interakcje z innymi ludźmi. A przecież cały proces można przenieść do internetu. Każdy czytelnik może to sprawdzić na własnej skórze – online’owy program faktura.pl można testować przez pierwsze trzy miesiące za darmo.
Przyjrzyjmy się jednak nieco bliżej aplikacji, która obiecuje, że uczyni księgowanie prostszym, niż było kiedykolwiek. Aplikacja przeanalizuje faktury (PDF-y tych elektronicznych i skany tych papierowych), a następnie samodzielnie sklasyfikuje koszty. Faktura.pl jest również programem do faktur, co oznacza, że opiekuje nie tylko koszty naszej firmy, ale również przychody. Być może dziś cyfryzacja procesu kompletowania i przechowywania dokumentów online nie robi wielkiego wrażenia i nie wydaje się konieczna, ale należy pamiętać, że wkrótce zmusi nas do tego sam ustawodawca wprowadzając obowiązkowo KSeF (Krajowy System e-Faktur). Warto być na tą ewentualność przygotowanym dziś, gdy jest to opcja, a nie obowiązek.
Gdy już posiadamy wprowadzone faktury przychodowe i kosztowe aplikacja obliczy zobowiązania podatkowe, czyli wysokość zaliczki na podatek dochodowy według skali podatkowej, podatkek liniowy czy też ryczałt. Podobnie z ZUS-em, gdzie składka różnie się wysokością w zależności od sytuacji przedsiębiorcy.
Aplikacja może się stać centrum ewidencji majątku dla firmy. Wystarczy na bieżąco dodawać dokumenty (np. ewidencję VAT sprzedaży i zakupu czy ewidencję środków trwałych oraz pojazdów), aby pożegnać się z manualnym śledzeniem amortyzacji. Faktura.pl weźmie na siebie również kontakt z Urzędem Skarbowym – wygeneruje i wyśle JPK, dbając o to, aby całość odbywała się zgodnie ze standardami wymaganymi przez prawo.
Integracja z systemem podatkowym i księgowanie w tle
Firmy działają dziś w niepewnych i dynamicznych czasach. Rosnąca inflacja, wychodzenie z lockdownów czy wojna na Ukrainie, to doskonałe przykłady (mniej lub bardziej) czarnych łabędzi. To wydarzenia, które mogą przedefiniować rynek i w krótkim czasie zmienić status quo. Dlatego firmy powinny elastycznie podchodzić do sygnałów od klientów i ciąć koszty, gdzie nie wpływa to na prowadzenie biznesu. Koszt księgowej może sięgać 3 tys. zł rocznie, tymczasem faktura.pl oferuje subskrypcje za 39,99 zł miesięcznie. Niższa cena to jednak dopiero początek zalet, które mogą wspierać transformację cyfrową biznesu.
Artykuł powstał we współpracy z faktura.pl.
