Po takim telefonie ze skarbówki podatnikom uginają się nogi. Radzimy, co zrobić
Urząd skarbowy może sprawdzić rozliczenia bez wizyty w firmie. Wystarczy kontakt dotyczący konkretnej faktury albo deklaracji. Nie oznacza to jeszcze wszczęcia oficjalnej kontroli ani stwierdzenia błędu. Wyjaśniamy, co zrobić po takim telefonie, kiedy potrzebna jest korekta i dlaczego warto zachować dokumenty potwierdzające transakcję.
Telefon z pytaniem o fakturę, e-mail dotyczący rozliczenia VAT albo wezwanie do wyjaśnienia danych z deklaracji. Tak może wyglądać kontakt z fiskusem w ramach czynności sprawdzających. Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest ustalenie, czego dotyczą wątpliwości urzędu i jak powinien na nie odpowiedzieć.
– Coraz częściej wystarczy wezwanie pisemne, telefon lub e-mail, gdzie fiskus dopytuje się o rozliczenia – mówi dr Krzysztof Biernacki, doradca podatkowy PITax.
Ekspert zwraca uwagę, że sprawdzanie podatnika nie musi oznaczać wielotygodniowej obecności urzędników w jego siedzibie. Administracja dysponuje danymi, na podstawie których może kierować pytania do konkretnych rozliczeń.
Fiskus sprawdza rozliczenia bez wizyty w firmie
– Ta zmiana jest wynikiem coraz szerszej elektronizacji rozliczeń podatkowych. Obecnie fiskus wie bardzo dużo, a z roku na rok będzie wiedział coraz więcej – wskazuje Biernacki.
Skalę pięknie pokazuje raport MDDP i Konfederacji Lewiatan „Przedsiębiorcy pod lupą fiskusa”. W 2025 r. skarbówka sprawdzała coś ( VAT, PIT, CIT i akcyza) niemal 2,3 mln razy.
– Rokrocznie jest ich ponad dwa miliony! Nigdy nie byłoby możliwości przeprowadzenia takiej liczby kontroli – podkreśla doradca podatkowy.
Wartość stwierdzonych zaległości sięgnęła 11 mld zł.
Trzeba jednak odróżnić procedury. Czynności sprawdzające to nie kontrole i postępowania podatkowe. Pozwalają weryfikować rozliczenia w mniej sformalizowany sposób i nie dają urzędowi nieograniczonych uprawnień. Sam kontakt ze skarbówką nie oznacza więc automatycznie rozpoczęcia kontroli. Na odrębność tych procedur zwracał uwagę również Rzecznik Praw Obywatelskich.
Po telefonie ustal, o co pyta urząd i na kiedy chce odpowiedzi
Pierwszym krokiem powinno być zapisanie imienia i nazwiska rozmówcy, nazwy urzędu oraz numeru sprawy, jeżeli został podany. Jeśli masz wątpliwości co do autentyczności kontaktu, potwierdź go przez urząd, korzystając z danych znalezionych na oficjalnej stronie WWW.
Następnie ustal trzy rzeczy:
- Zakres sprawy: jaki podatek, okres rozliczeniowy i dokument budzą wątpliwości.
- Oczekiwaną odpowiedź: czy urząd prosi o fakturę, potwierdzenie zapłaty, wyjaśnienie transakcji czy skorygowanie deklaracji.
- Termin i sposób odpowiedzi: do kiedy oraz jak przekazać dokumenty lub wyjaśnienia.
Jeżeli po rozmowie nadal nie wiesz, czego urząd oczekuje, poproś o doprecyzowanie żądania. W wezwaniu do wyjaśnień dotyczących poprawności deklaracji organ powinien wskazać przyczyny zakwestionowania danych. Wynika to z art. 274a Ordynacji podatkowej.
Zachowaj korespondencję, kopię odpowiedzi i potwierdzenie jej przekazania. Samą prośbę o doprecyzowanie potraktuj jako element wyjaśniania sprawy – pilnuj także terminu wskazanego przez urząd.
Sugestia korekty wymaga sprawdzenia
Biernacki podkreśla, że zainteresowanie fiskusa może wynikać także ze zwykłej pomyłki.
– Nie trzeba być oszustem. Wystarczy popełnić nieświadomie błąd, a urząd szybko się nim zainteresuje. Ma takie możliwości – mówi ekspert.
Zanim zmienisz rozliczenie, porównaj pytanie urzędu z dokumentami i ustal, czy rzeczywiście popełniono błąd. Inaczej wygląda dwukrotne zaksięgowanie tej samej faktury, a inaczej spór o prawo do zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych.
– Warto zwrócić uwagę, czy wezwania z organów podatkowych rzeczywiście dotyczą błędów, czy są tylko przykładem niekorzystnej dla podatników interpretacji organów podatkowych – zauważa Krzysztof Biernacki.
Jeżeli stwierdzisz pomyłkę, ustal z osobą prowadzącą księgowość, jakie rozliczenia wymagają poprawienia i czy powstała zaległość wraz z odsetkami. Jeśli natomiast uważasz, że rozliczenie jest prawidłowe, przedstaw wyjaśnienie i dokumenty uzasadniające swoje stanowisko. Samo pytanie urzędu nie zastępuje analizy konkretnej transakcji.
Takie sprawy mogą mieć wymierne skutki finansowe. Podkarpacka KAS opisała przypadek firmy transportowej, która nie zapłaciła za faktury i nie dokonała wymaganej korekty odliczonego VAT. Po czynnościach sprawdzających przedsiębiorca złożył korekty, wykazując do zapłaty wraz z odsetkami prawie 200 tys. zł.
Sprawdź kontrahenta i dokumenty dotyczące transakcji
Jedna z rekomendacji Biernackiego dotyczy sprawdzania, „czy otrzymywane faktury są wystawiane przez rzetelnych kontrahentów, aby nie zostać poszkodowanym w ramach różnych oszustw podatkowych”.
W praktyce warto zadbać o dokumenty pozwalające odtworzyć przebieg zakupu lub usługi. Oprócz faktury pomocne mogą być zamówienie, umowa, korespondencja, potwierdzenie dostawy lub odbioru prac oraz dowód zapłaty. Dzięki nim łatwiej wyjaśnić, czego dotyczył wydatek i kiedy wykonano transakcję.
Drugim obszarem jest dostęp do dokumentacji. Ekspert radzi przyjrzeć się temu, „jak wygląda przepływ dokumentów w firmie i czy służby księgowe mają do nich bieżący dostęp, co ma szczególne znaczenie przy dostępie do KSeF”.
Przedsiębiorca powinien więc ustalić z biurem rachunkowym, kto odbiera faktury, kto przekazuje informacje o płatnościach i kto reaguje na pisma z urzędu. Dostęp do faktury nie wyjaśni sam z siebie, czy wydatek miał związek z działalnością albo czy należność została zapłacona.
Kiedy warto włączyć doradcę podatkowego
Do sprawdzenia oczywistej pomyłki często wystarczy współpraca z osobą prowadzącą księgowość. Pomoc doradcy warto rozważyć, gdy urząd kwestionuje prawo do odliczenia VAT, rozliczenie większej transakcji albo sposób zastosowania przepisów. Szczególnie wtedy, gdy korekta oznaczałaby znaczną dopłatę lub zmiany w wielu okresach rozliczeniowych.
Biernacki wskazuje również na konieczność śledzenia zmian prawa. Wśród problemów wymienia „ciągłe zmiany w przepisach podatkowych”.
Dlatego przy wyjaśnianiu starszej transakcji trzeba ustalić, jakie przepisy miały do niej zastosowanie. Zanim wyślesz korektę, powinieneś wiedzieć, co dokładnie poprawiasz, dlaczego i jakie będą skutki tej zmiany.
Szef redakcji Bizblog.pl. W mediach od 30 lat. Pisze o małym biznesie, podatkach i finansach osobistych. Do Spidersweb.pl przeszedł z Wirtualnej Polski, gdzie najpierw był szefem wydawców Money.pl, a potem zastępcą redaktora naczelnego. Pierwszą posadę w mediach dostał w „Gazecie Wyborczej”, pracował w „Pulsie Biznesu”, „Życiu”, miesięczniku „Pieniądz”, „Businessman Magazine”, Miesięczniku Finansowym „BANK”. W tym ostatnim był redaktorem prowadzącym kilku edycji prestiżowych raportów „Największe banki w Polsce“ oraz „IT@BANK”.