Na koniec roku w wielu firmach pojawia się to samo pytanie: co jeszcze kupić, zanim zamkniemy księgi? IV kwartał to także czas największego ruchu w handlu, e-commerce i logistyce, więc sprzęt, który zawiedzie w gorącym okresie, kosztuje wyjątkowo dużo.
Pod koniec roku firma wie, jak wyglądają jej przychody, koszty i marże. Zaczyna szkicować budżet na kolejny rok i widzi, które inwestycje trzeba domknąć. Przestarzałe, wolne laptopy, monitory z wypalonymi pikselami czy szwankująca sieć w biurze to tylko kilka pozycji z listy rzeczy "na później". Zwykle jest ona długa, a presja, by przed końcem roku część z nich odhaczyć, rośnie z tygodnia na tydzień.
Do tego dochodzą “festiwale obniżek”, jak Black Friday, Cyber Monday i przedświąteczne zakupy. Sklepy internetowe obsługują wielokrotnie więcej zamówień, firmy kurierskie rekordowe liczby przesyłek, a przedsiębiorstwa usługowe domykają projekty przed końcem roku. W takim momencie awaria sprzętu czy przestój systemu mogą oznaczać utracone przychody, liczone w tysiącach złotych.
Na firmowej liście zakupowej najczęściej lądują laptopy, smartfony i monitory. Za nimi idzie sprzęt sieciowy, rozwiązania audio-wideo do sal konferencyjnych oraz wyposażenie stanowisk pracy, od biurek po ekspresy do kawy. Firmy handlowe i logistyczne dokładają do tego sprzęt specjalistyczny: czytniki kodów, terminale mobilne czy systemy płatności.
Duży zakup nie musi boleć
Największą barierą jest zwykle jednorazowy wydatek. Wymiana kilku laptopów przy obecnych cenach może pochłonąć dziesiątki tysięcy złotych, a liczy się każda złotówka, którą można wykorzystać na marketing czy sezonowe zatrudnienie. Dlatego zapłata w gotówce może nie być najlepsza opcją, bo mrozi kapitał obrotowy w najbardziej wymagającym momencie roku. Wzięcie kredytu oznacza zaś dodatkowe formalności, co w szybko zmieniającej się sytuacji bywa to zbyt wolne.
Z pomocą przychodzi leasing, który rozkłada koszty w czasie bez długiej papierologii i z zachowaniem gotówki na bieżącą działalność.
Dziś nie wymaga to wizyty w oddziale ani stosu dokumentów. W LeaseLink proces wygląda tak: wybierasz sprzęt w jednym z ponad 4 tysięcy sklepów partnerskich (wśród nich Allegro, RTV Euro AGD, Media Expert, Media Markt czy Komputronik), dopasowujesz okres spłaty, wysokość raty i opłatę początkową, wypełniasz krótki formularz, weryfikujesz dane przez logowanie do banku i podpisujesz umowę elektronicznie. Według firmy średni czas od złożenia wniosku do finalizacji umowy to 7-9 minut.
Sfinansować można sprzęt o wartości od 300 do 150 tys. zł netto, a okres finansowania można dopasować do możliwości firmy, nawet do 60 miesięcy. Z oferty mogą skorzystać także nowo założone firmy, a opłata wstępna może wynosić 0 proc. Raty dla Firm obejmują natomiast to, czego nie da się wziąć w leasing, na przykład szkolenia, usługi czy oprogramowanie, a faktura wystawiana jest na firmę.
Najdroższa wymiana sprzętu to ta wymuszona
Zgodnie z prawem Murphy’ego laptop pada tuż przed ważną prezentacją, a księgowa czeka na nowy komputer w gorącym okresie rozliczeń. Właśnie dlatego coraz więcej firm odchodzi od modelu "wymieniamy, gdy się zepsuje".
Alternatywą jest ustalenie z góry cyklu wymiany, na przykład co 3-4 lata. Przy większej liczbie urządzeń nie trzeba odnawiać wszystkiego naraz. Park sprzętowy można podzielić na grupy i co roku wymieniać tę najstarszą. Dzięki temu wydatki rozkładają się równomiernie, a pracownicy nie siedzą na przestarzałych maszynach.
Spójrzmy na technologię tak, jak firmy patrzą na flotę samochodową
Nikt nie kupuje aut w panice. Planuje się moment zakupu, okres użytkowania, sposób finansowania i termin kolejnej wymiany. To samo podejście sprawdza się w IT. Sprzęt przestaje być jednorazowym obciążeniem budżetu, a staje się stałą, przewidywalną pozycją w rachunku kosztów.
Do tej logiki pasuje też Flex Limit, usługa LeaseLink oparta na odroczonej płatności. Po jednorazowej weryfikacji firma dostaje limit finansowania do 50 tys. zł, a kolejne zakupy potwierdza SMS-em, wybierając płatność od ręki lub z odroczeniem na 30 albo 60 dni. Rozwiązanie działa już m.in. w Morele Business.
Co z podatkami?
Takie podejście daje większą przewidywalność wydatków, mniej nagłych zakupów i możliwość dopasowania inwestycji w sprzęt do bieżącego cash flow. Nie bez znaczenia jest też aspekt podatkowy. W przypadku leasingu operacyjnego opłata wstępna, raty i ewentualny wykup mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, a rozpoczęcie umowy w IV kwartale pozwala zaliczyć pierwsze raty do kosztów bieżącego roku. W porównaniu z zakupem, gdzie sprzęt jest zwykle amortyzowany przez lata, to może dać szybszy efekt. Konkretne rozliczenia warto jednak zawsze skonsultować z księgowym lub księgową, bo zależą od formy opodatkowania i charakteru umowy.
Końcówka roku nie musi oznaczać wyścigu z kalendarzem
Przygotowanie do IV kwartału przypomina bardziej maraton niż sprint. Jeśli firma ułoży konkretny plan: ustali cykl wymiany, wybierze formę finansowania i rozłoży zakupy w czasie, to później wystarczy go skrupulatnie realizować, by mieć sprzęt i wydatki pod kontrolą.
Grafika główna została wygenerowana przy użyciu AI.
Dyżurny spec Bizbloga od startuperii, botów, kryptokasy i wszelakich fanaberii szejków. Specjalista nowych technologii z doświadczeniem ze starych mediów. Zajmuje się opisywaniem sukcesów i porażek startupów, rozwojem rynku kryptowalut i cyfrowych finansów. Autor dwóch książek „Bitcoin. Złoto XXI wieku” i „Polski e-sport”. Publikował w „Pulsie Biznesu” i „Gazecie Wyborczej”, w „CD-Action”, „Newsweeku”, „Gościu Niedzielnym” i „Wprost”. Współtworzył Sondę 2. Uczestnik Intel Extreme Master 2021, komentował wydarzenia technologiczne dla TVN, Polsatu i Tok FM. Teraz krąży gdzieś między Rijadem a Abu Zabi.