Prowadzenie firmy wymaga od przedsiębiorcy obsługi sprzedaży i rozliczeń, a także podejmowania decyzji związanych z finansami oraz współpracą z kontrahentami. Aby uporządkować przepływy pieniężne, ważne jest posiadanie rachunku firmowego. Dowiedz się, jak ocenić parametry konta firmowego oraz jakie informacje można uzyskać z biur informacji gospodarczej przed rozpoczęciem współpracy.
Konto do prowadzenia firmy – na co zwrócić uwagę?
Rachunek wykorzystywany w działalności gospodarczej służy do obsługi związanych z nią płatności, a także przyjmowania należności od klientów czy regulowania wszelkich zobowiązań. W zależności od rodzaju firmy zmienia się zakres potrzeb na koncie. Inne operacje dominują w jednoosobowej działalności usługowej, a jeszcze inne w firmie handlowej współpracujących z wieloma klientami.
Porównując rachunki, warto pamiętać o zestawieniach takich jak ranking kont firmowych. Istotne są konkretne parametry konta i sposób jego wykorzystania. Samo miejsce w zestawieniu nie powinno przesądzać o tym, czy dany rachunek będzie odpowiadać potrzebom przedsiębiorstwa. Znacznie ważniejsze są:
- zasady wykonywania przelewów,
- sposób obsługi płatności,
- dostęp do bankowości,
- warunki korzystania z poszczególnych funkcji.
Przed analizą kont warto określić, jakie operacje najczęściej będzie wykonywać firma – przelewy krajowe, płatności do urzędów, transakcje zagraniczne i inne. Istotne są również warunki prowadzenia konta, wykonywania przelewów, korzystania z kart i realizowania dodatkowych operacji.
Sama nazwa rachunku nie wyjaśnia wszystkich zasad jego funkcjonowania. Porównując konta, warto uwzględnić kilka elementów takich jak:
- Koszty prowadzenia rachunku – opłaty za konto, kartę, przelewy i usługi dodatkowe.
- Obsługa przelewów – rodzaje, limity, godziny realizacji i koszty.
- Bankowość elektroniczna – możliwość dokonywania transakcji przez Internet lub aplikację.
- Bezpieczeństwo – metody logowania, autoryzacji transakcji czy powiadomienia o operacjach.
Nie można zapomnieć również o obsłudze płatności podatkowych i składek, dostępie do historii operacji i wyciągów oraz obsłudze walut obcych.
Jak sprawdzić kontrahenta w BIG krok po kroku?
Przed rozpoczęciem współpracy warto zebrać informacje o podmiocie, z którym planowana jest transakcja. Jeśli kontrahent nie zapłaci za wykonaną usługę lub dostarczony towar, firma może mieć trudności z utrzymaniem płynności finansowej. Podstawowa weryfikacja obejmuje sprawdzenie:
- danych rejestrowych,
- numeru identyfikacji podatkowej,
- statusu działalności kontrahenta,
- informacji o reprezentacji przedsiębiorstwa.
Dane o jednoosobowych działalnościach gospodarczych można znaleźć w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej), a informacje o spółkach w KRS (Krajowy Rejestr Sądowy). W przypadku transakcji objętych odpowiednimi wymogami podatkowymi znaczenie ma również sprawdzenie statusu VAT kontrahenta i tego, czy rachunek znajduje się na białej liście podatników VAT.
Warto pamiętać również o BIG, czyli Biurze Informacji Gospodarczej, które działa na podstawie przepisów udostępniania informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. W Polsce funkcjonują cztery biura informacji gospodarczej:
- BIG InfoMonitor S.A.
- Krajowy Rejestr Długów (KRD)
- ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A
- Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej (KBIG)
Aby sprawdzić kontrahenta w BIG, zarejestruj się i zaloguj na oficjalnej stronie lub w systemie do fakturowania ze zintegrowaną funkcją BIG. Przygotuj dane firmy (przede wszystkim NIP), a następnie pobierz raport o kontrahencie. Na końcu pozostanie przeanalizowanie wyników, między innymi czy firma figuruje w rejestrze dłużników, jakie ma zadłużenie i jaki jest wskaźnik ryzyka współpracy.
Dwa elementy zarządzania finansami w firmie
Wybór rachunku firmowego i sprawdzenie kontrahentów dotyczą różnych obszarów prowadzenia firmy. Oba zagadnienia powiązane są jednak z kontrolą finansów. Konto służy do obsługi płatności i dokumentowania operacji, a dane z biur informacji gospodarczej mogą uzupełniać wiedzę o historii płatniczej poszczególnych kontrahentów.
Wybierając rachunek, należy uwzględnić między innymi opłaty, funkcjonalność i bezpieczeństwo. Z kolei weryfikacja kontrahenta powinna obejmować sprawdzenie danych rejestrowych oraz analizę informacji gospodarczych z uwzględnieniem ich zakresu i aktualności.
Zestawienie danych z kilku źródeł pozwoli lepiej zrozumieć status firmy i warunki planowanej współpracy. Natomiast uporządkowana dokumentacja ułatwi późniejsze transakcje z kontrahentami.
Artykuł sponsorowany