Bezpieczne przechowywanie danych opiera się na jednej zasadzie: trzy kopie, na dwóch różnych rodzajach nośników, z czego jedna poza budynkiem. Reszta, czyli dobór dysków, szyfrowanie oraz uprawnienia, to sposoby realizacji tej zasady, a nie jej zamienniki.
Dlaczego bezpieczne przechowywanie danych w domu i biurze jest ważne?
Powody są trzy. Pierwszy to awaria sprzętu, bo dysk może przestać działać bez ostrzeżenia, a odzyskiwanie danych w laboratorium kosztuje od kilkuset do kilku tysięcy złotych i nie zawsze się udaje. Drugi to błąd użytkownika, czyli usunięcie folderu albo nadpisanie pliku. Trzeci to złośliwe oprogramowanie szyfrujące dane, przy którym kopia zapasowa jest jedyną alternatywą dla płacenia okupu.
W biurze dochodzi czwarty powód, czyli obowiązki prawne, bo przy przetwarzaniu danych osobowych przepisy wymagają zapewnienia ich dostępności oraz odtworzenia po incydencie. Pamiętaj przy tym, że kopia nie zapobiega żadnemu z tych zdarzeń, lecz pozwala odzyskać dane po nich, więc całe zabezpieczenie polega na tym, że przetrwa ona awarię, która dotknęła oryginał.
Jaki nośnik danych wybrać do przechowywania plików?
Wybór zależy od tego, jak często sięgasz po dane. Do archiwum, otwieranego raz na kwartał, wystarczy najtańsza przestrzeń, a do pracy bieżącej liczy się szybkość. Praktyczny podział wygląda tak:
- dyski HDD, najtańsze w przeliczeniu na terabajt, dobre do dużych archiwów zdjęć oraz wideo,
- dysk SSD 1 TB, odporniejszy na wstrząsy i znacznie szybszy, więc lepszy do nośnika przenoszonego,
- moduły NVMe, najszybsze, choć przy zwykłym kopiowaniu wąskim gardłem bywa złącze, nie dysk,
- karty pamięci oraz pendrive'y do przenoszenia plików, nie do ich przechowywania,
- serwer plików, gdy dane mają być dostępne dla kilku osób w sieci.
Warto przy tym wiedzieć, że pamięć flash w kartach oraz pendrive'ach ma ograniczoną liczbę cykli zapisu, a przy długim przechowywaniu bez zasilania traci dane, dlatego nie nadaje się na archiwum. W dyskach SSD sprawdź parametr TBW, opisujący łączną ilość danych, jaką producent gwarantuje do zapisania.
Jak działają serwery NAS i macierze RAID?
Serwer plików to komputer wyposażony w kilka dysków, udostępniający dane w sieci lokalnej oraz, po skonfigurowaniu, przez internet lub w sieci lokalnej. Rozwiązanie takie jak serwer NAS porządkuje pracę kilku osób na wspólnych plikach, wykonuje kopie automatycznie oraz pozwala rozbudować przestrzeń przez dołożenie dysków.
Macierz RAID łączy kilka nośników w jedną przestrzeń, dzięki czemu awaria jednego dysku nie zatrzymuje pracy, bo dane zostają odtworzone z pozostałych. Trzeba jednak wiedzieć rzecz najważniejszą w całej tej sekcji: macierz RAID nie jest kopią zapasową. Chroni wyłącznie przed awarią nośnika, natomiast usunięty plik zniknie ze wszystkich dysków naraz, podobnie jak zaszyfrowany przez złośliwe oprogramowanie. Serwer plików wymaga więc własnej kopii zapasowej, najlepiej na nośniku odłączanym albo w chmurze.
Jak bezpiecznie korzystać z chmury obliczeniowej?
Chmura realizuje warunek kopii poza budynkiem, co jest jej największą zaletą, bo chroni dane przed pożarem, zalaniem oraz kradzieżą sprzętu. Warto jednak rozróżnić dwie rzeczy, które bywają mieszane. Szyfrowanie połączenia, oznaczone certyfikatem, zabezpiecza dane w trakcie przesyłania, natomiast o poufności plików na serwerze decyduje szyfrowanie po stronie dostawcy albo, w mocniejszym wariancie, po Twojej stronie.
Druga rzecz to różnica między synchronizacją a kopią zapasową. Usługa odzwierciedlająca zawartość folderu przeniesie do chmury każdą zmianę, w tym usunięcie pliku oraz jego zaszyfrowanie, więc backupem staje się dopiero z wersjonowaniem plików oraz koszem z możliwością przywrócenia. Włącz też uwierzytelnianie dwuskładnikowe, najlepiej aplikacją generującą kody, a nie SMS-em.
Jak prawidłowo tworzyć kopie zapasowe danych?
Zasada 3-2-1 mówi o trzech egzemplarzach danych, na co najmniej dwóch różnych rodzajach nośników, z jedną kopią w innej lokalizacji. Każdy warunek odpowiada na inne ryzyko: liczba kopii chroni przed awarią pojedynczego dysku, różnorodność nośników przed wadą całej serii, a lokalizacja przed zdarzeniem, które dotknie całe pomieszczenie.
Najważniejsze są jednak dwie rzeczy. Pierwsza to automatyzacja, bo kopia wykonywana ręcznie z czasem przestaje być wykonywana, więc ustaw harmonogram oraz weryfikację spójności archiwum. Druga to próbne odzyskiwanie, ponieważ kopia, której nigdy nie przywracałeś, jest tylko z założenia poprawna. Raz na kilka miesięcy odtwórz kilka plików z każdego miejsca, gdzie trzymasz backup, oraz zapisz, jakim programem go wykonano.
Jak zabezpieczyć dane przed wyciekiem i cyberatakami?
Podstawą jest szyfrowanie nośników, bo przy zgubieniu laptopa albo dysku przenośnego to jedyne zabezpieczenie, które faktycznie chroni zawartość. Standard AES-256 jest tu wystarczający, przy czym siła ochrony zależy nie od samego algorytmu, lecz od hasła oraz sposobu przechowywania klucza. Drugim filarem jest zasada minimalnych uprawnień, czyli dostęp wyłącznie do tych zasobów, które są potrzebne do pracy.
Warto skorygować jedną powtarzaną zasadę. Wymuszanie regularnej zmiany haseł uznaje się dziś za praktykę szkodliwą, bo prowadzi do haseł przewidywalnych, tworzonych przez dopisywanie cyfr. Skuteczniejsze jest długie, unikalne hasło do każdego serwisu, przechowywane w menedżerze haseł, wraz z uwierzytelnianiem dwuskładnikowym, a zmiana tylko wtedy, gdy hasło mogło wyciec. Dochodzą do tego aktualizacje systemu oraz rozpoznawanie phishingu, który pozostaje najczęstszą drogą wejścia do firmowej sieci.
Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty papierowe?
Przy dokumentacji papierowej największym ryzykiem nie jest kradzież, lecz woda oraz ogień, dlatego zacznij od miejsca przechowywania: nie na podłodze w piwnicy ani pod instalacją wodną. Wilgotność względna w przedziale od 30 do 50% ogranicza rozwój pleśni, a stabilna temperatura zwalnia proces żółknięcia papieru.
Przy doborze zabezpieczenia rozdziel dwie różne odporności. Klasy sejfów według normy dotyczącej włamania, w tym S1, opisują trudność sforsowania, natomiast o zachowaniu dokumentów w razie pożaru decyduje osobna klasyfikacja ogniowa, której warto szukać przy umowach oraz aktach. Najskuteczniejszym uzupełnieniem jest jednak digitalizacja, ponieważ skan przechowywany w dwóch miejscach przetrwa zdarzenie, którego papier nie przetrwa. Przy dokumentach zawierających dane osobowe pamiętaj też o niszczarce, bo wyrzucenie ich w całości do kosza jest samo w sobie incydentem.